活用テクニック
概要
登録するデータを「どう使うか」が重要
闇雲にデータを登録しても、ただ見て終わりのデータになってしまいます。せっかくタレントマネジメントシステムにデータを登録するのであれば、グラフで表せるようにしたり、検索を容易にしたり、データを”生かす”登録をしてみましょう。また、管理に手間が掛かってしまうようだと、データの更新が滞り古い情報を共有することになってしまいます。カオナビに常に新しい情報が入っていると、自然と社員の利用率も上がっていきます。無理なく更新を行っていけるような状態を保ちましょう。
- ① 利用用途に合わせた登録形式の選択
- ② データ登録ルールの設定
- ③ 最新状態をキープするために情報更新の最適化
運用の工夫で解決
データの登録形式を見極める
カオナビには「単一レコード形式」と「複数レコード形式」２つのデータ登録形式があります。
単一レコード形式は、１項目につき１つのデータを登録できる形式です。逆に複数レコード形式は、１項目につきいくつもデータを登録できる形式です。
それぞれにメリットデメリットがあります。登録するデータの利用用途に合わせて選択しましょう。
■単一レコード形式
＜メリット＞
・最新情報に絞って表示できる
・シャッフルフェイスやチャートボードなど、他の機能でデータを活用できる
・複雑な検索条件に対応できる
＜デメリット＞
・データの更新日時や変更内容が残らない（残す場合は別途設定が必要）
・項目が多くなりすぎることがある
■複数レコード形式
＜メリット＞
・その都度情報を蓄積したいデータに適する
・人によりデータの数が異なっても見やすい
・個人データの推移が見やすい
＜デメリット＞
・シャッフルフェイスやチャートボードなど、他の機能でデータを活用できない
・簡単な検索しかできない
単一レコード形式で登録したいがデータの変更履歴も残したいという場合は、「履歴機能」が利用できます。単一レコード形式のメリットをそのまま残した状態で、データの変更履歴も残すことができます。
登録するデータ条件に合った項目を選定する
データには数字、日付、文字列などいろいろな種類があります。数字データは数字、日付データは日付として扱うことで全角半角などの表記揺れがなく、計算式などでも利用できるようになります。
また文字列においては、完全なフリーワードなのか、ある程度の選択肢に分けられるのかで違いがあります。選択肢に分けることができるものは、積極的に選択肢化しましょう。そうすることでこちらも表記揺れを防止し、グラフ化や検索が自由にできるようになります。
とはいえ注意も必要です。「役職」などは選択肢化した方がよいデータですが、「最終学歴の学校名」はフリーワードの方がよいデータです。新しい学校が出来るたびに選択肢を追加する必要がありますし、何より数が膨大で選択肢を探すのがとても手間なためです。
管理を各社員に任せ更新作業担当を拡張する
データの管理は必ず管理者が全て行わなくてはならないものではありません。社員に編集権限を付与し、各個人で自身の一部データを管理してもらうことも可能です。
社員が自身のデータ管理を行うには、操作方法だけでなく、社員の日常業務がどう変わるのか／どんなメリットがあるのかを具体化することが重要です。
例えば社内の必須資格取得状況を各社員に管理してもらう場合、「必須資格の取得状況はカオナビに自身で入力するルールとします。（入力の有無は上長・人事が確認しています。入力されている内容は配置検討や評価の際に利用されます。）」といったように、カオナビを使うべきシーンとルールを明確に決めておきましょう。
社員にデータ管理を任せる場合、社内説明会を開くことをおすすめしています。
「とりあえず使ってみて」とログイン情報だけ通知をしても社員は使う理由が分からず、放置されがちです。説明会を開催することで、全体で運用を統一していくことや取り組みへの本気度合いが社員に伝わりやすくなります。
