活用テクニック

課題

退職金の計算などにあたり、休職期間を除いた社員の実勤続年数を算出する必要がある。ただ、現状は休職履歴や社歴を一括で管理できておらず、必要に応じて都度計算している状態。また、社歴を重ねるたびに毎回修正するのも手間なので、休職期間の合計を除いた実勤続年数が、自動で表示されるようにしたい。

人材情報を一元化して管理できるシステムに、休職1回目、2回目、3回目…といった休職履歴と、社歴をまとめて登録しておくことで実勤続年数を自動で計算できます。社歴は入社日が登録されると、翌日より自動で計算されて表示されるため、年が変わるごとに修正し直す必要もなくなりました。

『管理者機能』の『レイアウト設定』から『シート』＞『シートの追加』の順に選択。シート名を設定し、レイアウトパターンは『横型単一レコード』を選びます。

『計算式』や『プルダウンリスト』などのパーツを使い、勤続年数と実勤続年数、休職情報を入力できる項目のほか、期間や取得回数などを自動で表示できる項目を設定します。

『プロファイルブック』の基本情報には、デフォルトで「勤続年数」という項目が設定されており、入社日が登録されると、翌日より自動で計算されて表示されます。

そのため、基本情報から「勤続年数」のデータを参照させ、休職期間の合計を引く計算式を設定しておくことで、自動で実勤続年数を算出。年が変わるごとに修正し直す必要もありません。