教育機関さま向け交流会@大阪！関西大学さまに学ぶ、カオナビで実現した人事工数の削減策

こんにちは！カオナビ カスタマーサクセスグループ ユーザー会担当です。

2023年11月16日（木）、教育機関様向け交流会「教育機関における課題とカオナビの運用法」を開催しました。同年8月に東京で実施し、「学校法人ならではの悩みを相談できた」と好評を博した教育機関さま限定の交流会。そこで今回は、西日本の教育機関のみなさまにも他法人の方々との交流の機会を設けていただきたいとの想いから、大阪の地で教育機関さま向け交流会を開催いたしました。カオナビユーザーさまだけでなく、導入検討中である法人さまにも数多くお集まりいただいた本交流会。まずは2021年にカオナビを導入し、現在運用3年目の学校法人関西大学のお2人にご登壇いただきました。

ご参加できなかった皆さまにも知見を取り入れていただけるよう、当日の内容をまとめましたので、ぜひご一読ください！

※掲載内容はすべて交流会当日時点の情報です。

【関西大学様ご登壇】
人員配置から人事制度運用まで！カオナビ活用におけるアナログからの脱却！

ご登壇者紹介

※ここからは実際に渡部様、新谷様にお話しいただいたセミナー内容です！

■カオナビ導入の３つの決め手

本学では人事考課制度を約20年前に導入しました。そこから20年間、人事３表と呼んでいる「人事考課表」「目標管理シート」「自己申告書」が約500人分蓄積されてきました。20年で約3万枚の書類が紙で蓄積されてきたわけです。あまりにも膨大な量なので、保管場所やファイルの重さなどが課題となっていました。また手書きで書いている書類もあり、作業の煩雑さや情報を可視化しにくい面も課題でした。

そこでペーパーレス化と情報の可視化を目的にカオナビの導入を考え始めたんです。2021年4月から検討を開始し、12月に学内承認を得ました。

カオナビ導入の決め手は3つ。人事3表をペーパーレス化できること、職員の顔を確認しながら作業できること、人事考課に関わる分析を実施できて、今後の人事施策に活かしていけることです。

■スマートレビューを活用した評価運用

導入後はまず、人事3表の内の1つ「目標管理シート」を運用するためのスマートレビューの設定を2022年1月〜3月に行い、4月からカオナビ上での運用を開始しました。ほかの2つ、「人事考課表」と「自己申告書」についても2023年9月〜11月にスマートレビューにて設定を行いました。現在まさに運用に向けたテスト中で、12月より運用を開始する予定です。

現在は人事制度の柱である「人事考課表」「目標管理シート」「自己申告書」の3つのイベントをスマートレビュー上に作成しており、評価フローは従来のまま、帳票だけをカオナビで再現しました。できるだけこれまでの紙と同じフォーマットのままシステム化できるように心がけました。これを利用して、500名近くの専任職員だけでなく、200名ほどいる契約職員も含めた700名近くの人事考課も行っていく予定です。

本学の人事制度では、まず4月に本人が目標管理シートを作成し、目標設定面談を行います。そして9月には中間フォロー面談で目標の進捗を確認し、12月下旬に達成評価面談を行い、年間目標の達成度合いを評価します。

その間に、職員一人ひとりが一年間の自己評価や将来のキャリアプランなどを書いた自己申告書を記入し、提出します。これは12月下旬ごろまでに作成してもらっています。そして12月下旬から考課者が考課表の作成を開始。考課表は基本的には1次考課者が作成し、2次考課者は確認を行います。

このすべての書類が出揃うのは1月20日。その後、2月中に行われる局室長会議にて評価の厳しさにばらつきがないかを確認し、必要に応じて調整を行い、3月に人事考課が確定します。

本学の評価の特徴として、人事考課表と目標管理シートが連動していることがあります。目標管理シートで設定する目標は2つあり、両方とも達成すれば300点となります。そしてその場合の人事考課は3とするというルールが決められています。紙の時は目標管理シートの評点の計算が合っているか、そして合計点と評価がきちんと合っているかを全員分確認していました。膨大な人数分を確認するため、3名で3〜4日かけて毎年行ってきましたが、今年はおそらくやらなくていいので、大きな業務が1つ減るんだなとうれしさを感じています。

また自己申告書をカオナビで再現するにあたっては、不要な問い合わせを防ぐために文字数制限に注意しました。これは自己申告書に限らず、すべての帳票で重要なことだと考えています。というのも、実際にカオナビを導入したばかりの頃、「もっと入力したいのに文字数制限に引っかかる」という不満の声がいくつか届きました。そこで、過去の帳票に書かれている文字数を確認し、同程度は書けるような文字数を設定することとしました。

■シナプスツリーを活用した人員配置検討の効率化

続いて、シナプスツリーを利用した人員配置についてお話しします。以前は組織図を印刷して、その紙に書き込んで配置検討を行っていました。間違いや異動の見直しがあれば消してをくり返しており、全員で検討することが難しく、共通認識を持ちづらいという課題があったんです。また、評価内容などの個人の詳細情報と照らし合わせづらいという問題点もありました。

現在はシナプスツリーの画面をスクリーンに投影して、人員配置を検討しています。

本人の希望や滞留年数、所属長の所見などを、従来より精緻に参考にしつつ人員配置を行えるだけでなく、シミュレーションの結果をCSVでダウンロードして内示通知の資料などにもすぐに活用できるため、非常に便利になりました。

また、みんなで議論しながら配置検討を行えるため、これまではなかった楽しい盛り上がりがあり、仕事においてこれまでとは違う活気が出るようになったと感じています。さらに職員の顔が並ぶことで部署のイメージが明確になりましたし、部内での共通認識も生まれやすくなりました。

今後はさらにデータを収集して活用していきたいと考えています。人事考課によって得られている効果の分析や、スキル管理を人材配置に活かすための取り組みを行っていきたいです。

みなさんで意見や知見を交換！グループに分かれての交流会

休憩を挟んだのち、意見交換会を実施しました。

ここでは参加者のみなさまの交流に主眼を置き、カオナビ運用について知りたいこと、悩んでいること、疑問に感じていることなどを気軽にお話いただきました。

以下のような内容がお話に挙がりました。

• 職員からの抵抗はありませんでしたか？
• 紙の帳票をカオナビ上で再現する際に心がけたことを教えてください。
• 入試に関する情報などもシステムで管理していたりしますか？
• 管理者権限の範囲は人事以外にはどのような部門や役職者に付与していますか？
• 退職者の管理についても実施しておりますか？

導入時の職員の反応や浸透のための施策に関心をお寄せいただいた参加者さまが多いようでした。

すでにカオナビを利用している参加者さまからはこんなお声や質問が出ていました。

• 先生方の評価や時間管理にも使用したいのですが、取り組まれている法人さまはいらっしゃいますか？
• すでに取組みを開始されている場合、どのようにコンセンサスを取りましたか？
• 職員の顔写真はどのように集めていますか？
• エンゲージメント調査などの活用も今後はカオナビで行っていきたい。
• エニアグラムの情報を基に、採用メンバーの配置検討を行っていきたい。

など現場ならではの質問もあがっており、すでに取組みをされてる参加者さまへ「ぜひ教えてほしい！」「本日の交流会以降も交流しましょう！」など活発な交流にもつながっていました。

これからも各法人さまのカオナビ活用を支援してまいります。