ユーザーさま同士の生の声から活用シーンが学べる！ワークフローのなんでも相談会

こんにちは！カオナビのカスタマーサクセス部 ユーザー会担当です。

４/２７（水）、「ワークフローのなんでも相談会(ヒロゲル)」を開催しました。
ご参加いただいた皆様、ありがとうございました！

ヒロゲルとは

「ヒロゲル」シリーズは、ご参加いただいたユーザーの皆さま同士で学びあうことを目的としたミートアップ（交流）イベントです。
２０２２年３月からは、毎月2回の開催を予定しています。

カオナビではこのほかにも、ゲストやユーザーさまにご登壇いただくセミナー形式のイベント「マナベル」シリーズも開催しています。

本レポートでは、トピック別にユーザーさまのお声をまとめ、当日の様子をご紹介します！

自己紹介で「これだけは聞きたい！」を共有

まずはアイスブレイクも兼ねて2グループに分かれて自己紹介タイム。
まずはお互いを知る機会ということで、「名前」「所属」「今日話してみたいこと」の３つの項目に沿ってそれぞれのメンバーから自己紹介を行って頂きました。

７月から全社で使う予定なので、既に運用している方がいたら具体的な運用方法について聞いてみたいです。

３月にシステム選定を行い、今後はスキルチェックやキャリアデザインを中心に全社で推進するミッションを持っています。今日は「そもそもワークフローとは何ができるのか」について知ることができたらと思います。

ワークフローは６月より利用を予定しています。
これまで紙で回していたデータや申請業務を電子化する予定ですが、細かい機能面や運用ノウハウを深く聞くことができればと思い、参加させて頂きました。

カオナビのワークフロー機能は２０２１年にリリースされた新機能です。

今回はカオナビのワークフロー機能はどのように活用できるのか、またどのような効果が期待できるのか、ユーザーさまの事例も踏まえて追っていきたいと思います。

これから利用するユーザーさま向けにワークフロー導入理由を共有

続いてワークフロー導入の検討をはじめた背景を伺いました。

今回はワークフローをご検討中のユーザーさまが多くご参加いただいた背景もあり、既に導入を決定しているユーザーさまからお話を伺いました。

自己申告や住所変更などの申請業務を紙で行っているのですが、どうしても紙でやると不便なんですよね。なくしたり、回覧が遅くなったり・・・なので、ワークフローで運用することができたらと思い検討しました。

人事申請関連の業務を一部電子化できていなかったんですよね。
また、人事情報の管理をカオナビの人事データベースで一元化したいと思っており、申請した項目の情報がそのままデータベース（プロファイルブック）に反映されるのは非常にありがたく、これしかないなと思い決めました！

やはり「紙ベースの申請業務を効率化したい」というお声が最も多い様子です。

また機能の特徴の１つである「プロファイルブックに申請情報が反映される」という点も、業務の効率化につながるとのご意見をいただきました。
お客様に機能をご紹介する際もよくご評価頂けるポイントなので、申請と人事情報を紐づける機能間連携を利用することで、よりシームレスに情報のやりとりが可能になります。

汎用性の高さが魅力！３６協定の再協定申請にも活用

申請業務を電子化においては、他にもさまざまな活用方法を実践いただいているユーザーさまもいらっしゃいました。

ワークフローは今年の4月から導入しており、３６協定の再協定に関わる申請業務を電子化しました。今回の経験を参考に、他の申請業務もワークフローで運用していきたいと考えています。

導入当初は一部の申請業務のみに焦点を当てていたところ、成功体験をもとに別申請業務の効率化も進められているようです。
こういった活用の広がりも汎用性の高いワークフロー機能の魅力でもありますね。

また、これからワークフローの利用を検討しているユーザーさまから下記のような質問をいただきました。

弊社でも自己申告とか目標設定をワークフローを使って効率的に運用したいと思っているのですが、スマートレビューで目標設定は行った方がいいのかなと思いつつ、ワークフローってどんな時に使えばいいんですかね？

たしかに、どのようなシーンでワークフローを活用すれば効果が得られるのかを事前に整理することでカオナビのワークフローを利用する目的がより明確になり、業務改善の効果も高めることができます。

こちらは弊社から回答させて頂きました。

目標設定についてはスマートレビュー機能がおすすめです。こちらは目標設定をし、上司や部長など目標をチェックする人にフローが回ります。対して今回ご紹介しているワークフローは各種申請業務（事故申告や住所申請、スキル申請など）をいつでも従業員から申請をあげることができる機能です。

このように何か特定のイベント（半期に1度の目標設定）がある際はスマートレビュー、いつでも必要なタイミングで申請をあげる業務についてはワークフローを活用するといった使い分けができることもカオナビの魅力ポイントの１つです。

出社不要！？印刷や押印業務がこんなにラクに！

さて、ここからはワークフローを導入して得られた具体的な導入効果について共有する時間に移ります。

最初にワークフローで業務を運用しているユーザーさまにその効果をお聞きしてみました。

これまで紙で申請していたものをワークフローで運用しています。
ワークフローを利用する前は①Excelを使って入力②印刷して押印、という流れで運用していましたが、電子化したことで印刷や押印の手間がなくなり、業務が楽になりました。今回の運用を参考に他の業務でもワークフローを利用し、効率化していきたいと思います。

やはり一番楽になるのは印刷や押印などのアナログ業務ですね。
押印業務の電子化によって事務手続きのためだけに出社するようなことがなくなり、テレワークも推進できたといったお声もあり、どの企業様においても電子化は大切なテーマであると改めて感じさせられます。

PC関係や、今まで紙であがってきていた申請を電子化したいと思っています。

こちらのお声に関しては弊社からテンプレートをご案内させていただきました。

カオナビでは、利用を想定している出張申告や育児申請、在宅申請などのテンプレートをご用意していますので、「何からはじめていいかわからない」というユーザーさまでも問題なくご利用いただくことができます。

資格取得や休暇申請などの汎用的な申請であれば、テンプレートがそのまま使えるとのお声も頂いております。
管理者のみなさまのご負担も少なく、すぐに運用を開始できますので、ぜひご利用ください！

入社予定者向けに利用している事例も

場も温まり、ユーザーさま同士で質問が飛び交います。
そんな中、ふとこんな質問がありました。

入社予定者向けに利用しているケースはありますか？

ユーザーさまの回答。

はい、利用しています。
入社前に新入社員用のアカウントを作成しています。
そこでワークフロー機能を用いて事前にプロファイルブックに必要な情報を登録するという運用をしています。一部手直しはありますが、紙を配布・収集し、１から情報を入力するよりはるかに効率的です。

やはりすでに実践頂いている先輩ユーザーさまがいらっしゃいました。

弊社がご案内しているワークフローの活用方法以外にも、ユーザーさまの「こんなことはできないか」という新たな発想から運用を実践いただき、さらにその運用が別のユーザーさまへ「それいいね」と広がっていく過程こそがユーザー会ならではの価値ですね。

また、今回ご参加頂いたユーザーさまからは下記のようなお声を頂いております。

• やはり皆さま似たような悩みをお持ちだな、と感じました。
  解決策はそれぞれの背景があるので必ずしも他社事例が参考になるとは限りませんが、同じような課題を抱えていると知るだけでも、「簡単な事ではない」と分かって気が楽になります。
• カオナビの方々やカオナビを導入されている他社さんのお話を聞くことができましたので、非常に有意義な時間になったかと思います。

このようにユーザーさまからの”問い”からユーザーさまの”解”が導き出され、その解をみなさまでシェアしあう時間はとても有意義だなと私達も改めて感じます。