教えて、先輩ユーザーさん！評価期間の工夫・お悩み共有会

こんにちは！カオナビのカスタマーサクセス部 ユーザー会担当です。

3/24（木）、「評価期間の工夫やお悩み共有会」を開催しました。前回の「評価フィードバックについて語り合うユーザー会」にて、さらに細かい運用についてもお話ししたい！とのお声をいただき実現した本イベント。ご参加いただいた皆さま、誠にありがとうございました！

「ヒロゲル」とは？

「ヒロゲル」シリーズは、ご参加いただいたユーザーの皆さま同士で学びあうことを目的としたミートアップ（交流）イベント。2022年3月からは、毎月2回の開催を予定しています。

カオナビではこのほかにも、ゲストやユーザーさまにご登壇いただくセミナー形式のイベント「マナベル」シリーズも開催しています。

本レポートでは、トピック別にユーザーさまのお声をまとめ、当日の様子をご紹介します！

 

まずは自己紹介で近況共有

はじめてお会いするユーザーの皆さま同士、まずは自己紹介タイム。今回は評価の工夫がテーマのため、評価の運用状況や「今日知りたいこと・話したいこと」も一緒に発表いただきました。

カオナビでの評価歴は2年ほどです。直近の評価はこれから実施予定のため、ほかの方の評価シートの作り方のポイントなどを聞いてみたいです。

カオナビ歴・スマートレビュー活用歴ともに2年ほど、今年度分の評価が終わりそうなところ。やりづらいと感じるところを、他社の方がどうしているのか聞きたい！

カオナビ導入に携わり、現在は評価の準備中。社内への公開にあたり、各拠点に説明したりもしているところです。

 

大量のイベントとおさらば！判定式を駆使して改善

自己紹介のあとは、さっそくみなさまでお話し開始。まずは評価運用経験のある方に、評価の運用を経て改善したことについてお聞きしてみました。

職種や年次、役職によって考課シートが10種類に分かれていたため、評価者の画面にはスマートレビュー上にシートがたくさん出てしまっている状態に…。

2年目は、職種ごとにイベントをまとめ、年次や役職は判定式でフォームを出し分けるようにしました。判定式を組むのはやっぱり大変でしたね。

これには、ほかの参加者からも共感の声が。

弊社でも職位ごとのコンピテンシーを判定式で出し分けています。

職位ごとに項目数が異なるのですが、ここは設定によって項目を柔軟にカスタマイズできるようになると助かりますね…。今は、「○○の方は必須項目」「入力しなくてOK」など、注意書きを表示させて回避しています。

現場の方や人事部内から出た意見をもとに改善をしてきたとのお話に、評価の準備を控えるユーザーの皆さまも興味津々でした。

 

まずはとにかくシンプルに！社員への説明も大事なステップ

絶賛評価の準備中の方からは、こんなご意見も。

最初から複雑すぎると続かないこともあるのではと思い、まずはとにかくシンプルな構成を意識して設定しました。

これまでは誰がどこまで入力したのか、といった進捗管理ができていなかったので、スマートレビューではそれが解消されるのが大きなポイントです。

今は「人材育成の1歩目」だと認識しており、目標に対する進捗の記録を残したりもしてもらおうと思っています。ゆくゆくはしっかりと人材育成のための1on1面談の運用などにもつなげたいです。

さらに、社内での運用の準備についても詳しく教えていただきました。

評価を行なううえで、社員の方への動機づけの重要性も感じています。

そのために、まずは人事から幹部のメンバーへしっかりと評価の目的を説明し、幹部からそれぞれの部下にも伝達してもらいました。可能な範囲で人事も現場を回ることで、なにか不安や疑問があれば気軽に質問してもらえるように努めています。

シンプルな代わりに目標設定など、大事なところはきっちりできるようにしたいですね。
組織の目標と個人の目標が結びつき、個人の意思が反映されたものが理想だと思っています。

 

教えて、先輩ユーザーさん！評価準備は自力でできる？！

評価シート作成に着手しているユーザーさまからは、経験談を求めるこんなご質問もいただきました。

評価の準備をはじめていますが、サポートデスクへの問合せだけで本当に間に合うものなのでしょうか…？

カオナビへの忖度は不要です！！とお伝えしつつ、経験者のみなさまにお話を聞いてみました。

サポートデスクやセミナー、動画が充実していたので設計の仕方は問題なく理解できました。規模が小さいこともあると思うのですが、最初はあれもこれもと手を出しすぎないようにすれば問題ないはず。

疑問が出るたびにサポートデスクに問い合わせをしました。回答が早かったので、特段問題はなかったと思います。

と、こんな嬉しいお声をいただきました。最近ではサポートデスクへのお問合せの際、Zoomで画面共有をしながらお答えする「画面共有サポート」も開始しました。ギモンがあれば、ぜひお気軽にお問合せください！

 

設定の小ワザからテストまで、権限設定の準備方法

さらに評価の設定で重要な「権限設定」について、このようなお悩みが。

評価フォームの設計中です。スマートレビューはプロファイルブックやワークフローなどのほかの機能と比べ、少し複雑に感じています。

アクションが多いので、「権限設定」が特に大変です。裏技などあれば教えてください！

これには評価運用の経験者の皆さまからも共感の声がたくさん。それぞれの工夫も教えてくださいました。

最大で5人承認が必要なため、それぞれ見え方が間違っていないかをダミーデータを作ってテストしました。

データの参照などが増えると、余計に大変なんですよね…。
弊社ではそもそもの承認フローを見直し、アクションを減らしたり、承認者を1つのアクションにまとめたりもしています。

カオナビスタッフからは、設定の際の小ワザをお伝えする場面も。

• 被評価者に見えてもよい部分は、評価者も見えてOKな場合がほとんどなので、まとめて「閲覧可能」に設定し、その後個別に調整が必要な部分だけ「閲覧不可」「編集可能」などに変更していくのが効率的！
• 「参加者／アクション」の複数選択を使いこなすとグッと便利に！一括選択をしたい参加者またはアクションを「Ctrlキー」（Macの場合は「commandキー」を押しながらクリックしていくと、青く色が付き、複数選択状態になります（詳しくはサポートサイトをご覧ください）

 

困っていることを相談できた！参加者の声

参加者からのご感想を一部抜粋してお届けします。

• 自分が作業していて大変だと感じる箇所の対応を教えていただけたり、他社さんも苦労されたんだとわかったりしたことで少し気持ちが楽になりました
• 同じような期間使用されている会社様の貴重なお話が聞けて良かったです
• 開催頻度があがると困ったときに参加しやすいので嬉しいです

ほかのユーザーさまのお話が聞けてよかった、というお声に加え、「もう少しテクニカルなお話もあると嬉しい」「○○の機能についての会をやってほしい」といったテーマ案についてもご意見をいただきました。今後の企画の参考にさせていただきます！