カオナビ運用以外の文化づくりも重要！社内コミュニケーション促進のカギ

こんにちは！カオナビのカスタマーサクセス部 ユーザー会担当です。

4/14（木）、「社内コミュニケーションについて語る会」を開催しました。ご参加いただいた皆さま、誠にありがとうございました！

「ヒロゲル」とは？

「ヒロゲル」シリーズは、ご参加いただいたユーザーの皆さま同士で学びあうことを目的としたミートアップ（交流）イベント。2022年3月からは、毎月2回の開催を予定しています。

カオナビではこのほかにも、ゲストやユーザーさまにご登壇いただくセミナー形式のイベント「マナベル」シリーズも開催しています。

本レポートでは、トピック別にユーザーさまのお声をまとめ、当日の様子をご紹介します！

まずは自己紹介で「知りたいこと」共有

はじめてお会いするユーザーの皆さま同士、まずは自己紹介タイム。今回は「今日知りたいこと・話したいこと」も一緒に発表いただきました。

カオナビ歴は２年ほどですが、もっといろんな使い方を知りたいなと思って参加しました。
みなさんの運用方法など、お聞きしたいです。

社員への情報公開はしていますが、評価など必要なときし​かカオナビにログインしない社員が多いです。カオナビを通してもっとフランクで気軽なコミュニケーション​ができないか、ご意見伺えたらと思います。​

カオナビ上で上司が部下と面談をする際に面談内容のメモを残せるようにしたいです。
3ヶ月後、​半年後、1年後の面談時に、上司がそのメモを見て、本人へのアドバイス実施に活かせると良いなと。他社さんでの取り組み等、ぜひ知りたいです。

ほかのユーザーさまがどんな使い方をしているのか、は皆さま気になるところ。
自己紹介のあとは、２つのグループに分かれてお話し開始です。
ここからは、各グループでのお話をいくつかピックアップしてお届けします！

他社にこそヒントがある！正解のないコミュニケーションの課題

リモートワークを取り入れる企業さまも多いなか、社内で気軽なコミュニケーションを生む難しさについてこんなご意見が。

気軽に話してね！といっても、自分から声をかけられない方がほとんどなんですよね。
これまでの「できる限り無駄を省く」という考え方から、「雑談からイノベーションを生む」ということを促す難しさを感じています…。

これには、ほかの参加者の方からこんなご意見をいただきました。

前職では上司こそ、とにかく人に話しかけるという文化がありました。
システムも大事ですけれど、とにかく話しかけたり、わからないことをふらっと聞いたりする文化があると良いですよね。

弊社では、カオナビでの自己紹介シートに加え、エニアグラムをきっかけづくりの１つにしました。とはいえ、みんなどこまで書いてくれるんだろう…と懸念もあります。

ご意見を受けて、こんなコメントも。

こういう課題って、パッと解決策があるものではないと思うんです。
ただ、こういう本音を話せる人が社内になかなかいないので、今回のようなユーザー会で他社の方とお話しすることで、なにかヒントが得られると嬉しいです。

気軽にコミュニケーションが取れる文化をつくる、というのはもちろん簡単にはいきませんが、カオナビというシステムが、少しでも社員同士の雑談のきっかけになれば嬉しいな、と感じた瞬間でした。

カオナビの第１関門？顔写真公開の同意問題

まずは「顔と名前の一致」から！カオナビ導入後間もないユーザーさまからは、こんなご質問をいただきました。

顔写真の公開の同意って、どのように取られていますか？

これには、先輩ユーザーさまからは、三者三様の運用アイデアが。

社員IDと同じ写真を、社内システムでのみ利用します、と同意を取っています。
ただし、それでも嫌だ、という方は顔写真はなしでも良い、としています。

弊社は顔写真のダウンロードができないように制限したうえで公開しています。
もともと社内のイントラネットで写真データも共有していたので、あまり抵抗なく同意いただいています。

弊社は入社時に撮影した写真をカオナビにも転用します、と同意を得るフローにしています。
ただし、退職の際にはすぐに顔写真データを消す、などのルールを定めて運用しています。

このように、同意を取るタイミングは運用の方針次第。各社の文化も考慮しながら決めていただくのがよさそうですね。

社員が検索できる状態にしておくことで、会話のきっかけに

部署を超えたコミュニケーションのきっかけにもなるカオナビのプロファイルブック。
そもそも社員にプロファイルブックを公開してる？どんな情報を載せている？など、皆さまの公開状況をお聞きしました。

弊社はまだ社内のコミュニケーション、という観点では公開できていません。

現状はスマートレビューを使った自己申告、給与通知など、あくまで人事と社員一人一人とのコミュニケーションを中心に活用しています。

導入したばかりで、現状では組織長は部下の情報を閲覧できますが、一般社員は自分の情報のみ閲覧できるよう制限しています。

出身地や得意な技術、座右の銘などを掲載し、社員同士で情報を検索したりもできると良いな、と思っています。

弊社は今のところ評価をメインでカオナビを使っています。
今後は1on1面談の記録を残したり、社員が自己PRするようなシートを作ったりもしていきたいと考え中です。

これから公開範囲を広げていこうかと模索中のユーザーさまに続き、すでにある程度公開されているユーザーさまも。

弊社では、法令上保護されているような住所や最寄り駅といった情報以外、
たとえば職種、職位、趣味などは広く閲覧できるようになっています。

プロジェクトを組むときに職種や職位で検索ができるので、デザイナーを一覧で見てアサインを考える、などにも活用できるのが利点です。

このように、社員の方自身が必要なときに検索したり、話しかけたりすることができるようにしておくというのも、情報公開のあと、一般社員の皆さまに使っていただくための大事なステップになりそうです。

1on1の運用はカオナビ入力の時間もセットに！

最後は、1on1の面談実施や管理について。

これまで上司と部下の面談の記録は、上司の手元のメモにしかない状態でした。
それだと、異動などで上司が変わったときに、その人がどんな経験をしてきたのか、どんなことで悩んできたのかなどを共有できなくなってしまうので、これからはしっかり溜めていきたいと思っています。

プロファイルブックなどで入力してもらうことを検討しているのですが、ちゃんと入力してくれるのか…と不安もあるので、なにか良い方法などあれば教えてほしいです。

ここでは、実際にカオナビで1on1面談を運用されているユーザーさまが、その方法について教えてくださいました。

弊社は最近、スマートレビューでの運用を開始しました！フォームを作りこみやすい、といった管理者の観点でスマートレビューを選んでいますが、進捗もパッと見やすいので便利ですね。

ただ、実際に面談を実施してみた社員からは、「30分たっぷり面談をしてしまうと、なかなかログを残すところまでできない」とのフィードバックがありました。

そこで現在は、対話25分＋まとめ＆記録5分とするなど、運用の工夫も合わせてやってみています。より価値のある時間で、より価値のあるログが取れるような状態にしたいです。

こうした、カオナビの設定以外の部分の工夫をお聞きできるのもユーザー会ならでは。実際に運用いただいた方のお声は、とても勉強になりました！

解決策を聞くことは難しくても、悩みを共有できることに意義がある！参加者の声

参加者からのご感想を一部抜粋してお届けします。

• 初めて参加しましたが、様々な企業様とお話しできたことがよかったです
• 具体的に聞きたいことがあったので、ユーザーの方のご意見を聞くことができて有益でした
• みなさんのお話のなかで、将来弊社が直面するかもしれない課題をいくつか認識できました
• 実際に1時間となると体感短く感じました。解決策を聞くことは難しくても、悩みごとを共有できるだけでも意義ある時間だと思います

ほかのユーザーさまのお話が聞けてよかった、というお声に加え、「参加しやすいものの、少し時間が足りなかった」「もう少しテーマを絞ったほうが気になるお話が聞けそう」とのご意見もいただきました。今後はよりテーマを絞ってみたりと、企画の参考にさせていただきます！