導入初期のギモンにユーザーさまからの回答が続々！初期設定のお悩み相談会

こんにちは！カオナビのカスタマーサクセス部 ユーザー会担当です。

6/15（水）、「今さら聞けない？カオナビ初期設定」を開催しました。
ご参加いただいた皆さま、ありがとうございました！

ヒロゲルとは

「ヒロゲル」シリーズは、ご参加いただいたユーザーの皆さま同士で学びあうことを目的としたミートアップ（交流）イベント。2022年3月からは、毎月2回開催しています。

カオナビではこのほかにも、ゲストやユーザーさまにご登壇いただくセミナー形式のイベント「マナベル」シリーズも開催しています。

本レポートでは、トピック別にユーザーさまのお声をまとめ、当日の様子をご紹介します！

今回のテーマは「今さら聞けない？カオナビ初期設定」ということで、
今抱えているお悩みを共有いただき、参加いただいている皆さまとカオナビメンバーで解決策を一緒に考える1時間となりました。

ご参加いただいた皆さまからはたくさんのお悩みをご共有いただきましたので
今回はその一部をご紹介してまいります！

顔写真の公開、トラブルを避ける有効な対策は？

まずは意外と悩まれることが多い、顔写真の公開についてです。

来月からカオナビを全社で運用していく予定で、現在準備中です。何を見せて何を見せないのか議論している中でそもそも他の社員の顔写真を公開していいのか？という意見もあります。他の企業さまはどのようなリテラシー対策を行ったのか、導入期の苦労などあれば教えて欲しいです。

この議題に対して、顔写真を全公開している企業さまがどれくらいいるのかお聞きしてみたところ、参加者企業さまのうち半数以上の企業さまが顔写真を公開されていました。

公開しているユーザーさまからはこんなご意見が。

社員に対しては写真は基本公開としているが、パートさん・派遣さんは顔写真は自分で編集できるようにしてもいいと思います。似顔絵を許可するなど。

他の企業さまからはこんなご意見も。

自身で編集の権限を与えてしまうと全然関係ない写真にする方も出てきてしまったため、社員証の写真をアップしていますが、修正や削除の依頼があれば対応するようにしています。

顔写真の自由度は企業さまによってさまざま、あらかじめルールを定めて運用いただくことがポイントとなりそうですね。

どんなときに使う？拡張アクセス設定について知りたい！

続いては、今年から導入いただいてるお客様から、こんなお悩みがあがりました。

今年の4月からカオナビを利用しています。情報を全社員に公開しようと思っていますが、アクセス権限はどんな設定をしていますか？組織をまたいで特別に閲覧できるようにしたいと思っており、拡張アクセス設定があるのは知っていますが、設定するとどうなるのかよくわからないです・・！

こちらに対して、まずは先輩ユーザー様からご回答いただきました。

通常、組織ごとに権限設定を行いますが、自分の配下以外に個別で閲覧を許可するには、拡張アクセス設定が有効です！ただし、拡張アクセス設定は個人に紐づくため、人事異動のタイミングでメンテナンスが大変かも・・・

▼拡張アクセス設定のイメージ図

拡張アクセス権の設定について、弊社からもご説明をさせていただきました。

まずはロールの設定で、アクセス管理の権限を変更します。その後拡張アクセス設定で個別でアクセス権を付与していくフローとなります。個別での権限付与になるため、人事異動などが行われた際にもこの設定はそのまま引き継がれてしまうため、注意が必要です。

▼拡張アクセス設定の詳細はこちらもご参照ください。
https://support.kaonavi.jp/function-admin/extend/001/

拡張アクセス権は便利な機能ではありますが、おっしゃる通り人事異動が多い企業様にはメンテナンスのフローもご検討いただきながらご活用いただくのが良さそうです。

教えて！みなさんのシートアイデア集！

続いてはこんな質問があがりました。

プロファイルブックにはたくさんのテンプレートがありますが、テンプレート以外でどのようなシートを追加されていますか？

こちらの質問についてはチャット上で皆さんより作成されているシート情報をご共有いただきました。

カオナビが用意しているテンプレート以外にも、各社各様の使い方をされていますね。
格納したい情報に合わせたフォーマットで格納できるところが、便利な点だと思います。
もしも迷った際にはテンプレートもご活用ください！

▼テンプレートの使い方はこちら
https://support.kaonavi.jp/function-admin/layout/004#template

入社前や退職後など・・どこまでの情報を管理する？

続いてはこんなお悩みがあがりました。

入社前経歴情報はどの粒度の情報を管理していますか？

こちらに対して、既に入社前の方の情報を管理されているユーザーさまから回答いただきました。

中途採用が多く、職種も様々なため、入社者に直接入力をしてもらうのではなく、採用が確定したら本人の職務経歴書より適切な情報を人事が情報を粒度をそろえて入力しています。アサインメントに主に活用しています。

たしかにそれぞれの社員に自由に入力を委ねると、情報の粒度をそろえるのが難しいですよね。
メンバー同士で見るデータと、会社として活用するデータを線引きすることはポイントなのかもしれません。

一方で、こんな質問もあがりました。

現状は現職者情報のみをカオナビ上で管理していますが、今後退職者も管理していきたいと思っており、他社さまが退職者情報の管理をどうされているのか知りたいです。

こちらに対して、先輩ユーザーさまからのご回答はこちら。

人事関連帳票の保存期限が法で定められていますので、それに沿って残しています。

合わせて弊社からも事例を共有させていただきました。

過去にあった事例で、アルムナイ的に退職者情報をあえて残すことで復職者候補がいないかを見ているといったお客さまがいらっしゃいました。

退職者のデータはどこまで残すべきなの？という疑問をお持ちの方も多いのではないでしょうか。期限を決めて、データとして残しておくことで採用活動の一手になることもありそうです。

センシティブな情報ってそもそもカオナビに入れるべき？

最後に、こちらのお悩みをご紹介します。

上層部より懲戒情報を見れるようにしたいと言われているが、厳秘な情報のためカオナビ上で管理をしていいのか不安があります。情報を出すに当たって気を付けるべきことがあれば教えてください。

こちらに対しても、既に懲戒情報を管理しているユーザーさまから回答いただきました。

懲戒情報を見れる方は社長や副社長も除いて、人事部の部長以上のみと制限をしています。何のために管理するのかを考えることが大事で、異動検討の際には人事が責任をもって情報を共有するようにしています。

また他のユーザー様からはこんなお声が。

懲戒履歴は人事と役員が見えるようにしています。今回の懲戒を決定するにあたって、過去の事例を参考にしたりするためです。

センシティブな情報に関しては考え方は各社さまによってさまざまですが、
何のために使うのか、誰が管理をするのか、を整理することが重要なポイントになりそうです。

参加者の声

ご紹介しきれなかったお悩みもありますが、お悩み紹介は以上となります。
参加いただいた皆さま、たくさんのお悩みご共有をありがとうございました！

最後は恒例のKポーズで記念撮影！

ここからは、参加者の皆さんからのお声を一部抜粋してお届けいたします。

いろんな会社の事例をお聞きすることができて、大変参考になりました。ありがとうございました。

こういうフラットな機会はとてもよいです。先行事例が聞けて嬉しいです。

なんとなく感じていた悩みを聞けたので良かった。

実際に使われているシートの内容や、運用についてお話が聞けたのでよかったです。いつも貴重な情報がいただけるので楽しみにしています。

自身が聞きたかったことを聞けたのはもちろん、他の方の質問により、新たなヒントが得られてとても良い機会になりました。

自身がした初歩的な質問にも皆様が真摯に答えてくれたこと。また、司会の方をはじめカオナビさんの方々が丁寧に対応してくれたこと。実際の他社事例を生の声で聞くことができるのは大変ありがたい。