社内でカオナビ普及に取り組む方必見！浸透までの実践アイデア集

こんにちは！カオナビのカスタマーサクセス部 ユーザー会担当です。

7/27（水）、ユーザー会ヒロゲル「社内へのカオナビ普及活動の裏側」を開催しました。
ご参加いただいた皆さま、ありがとうございました！

本レポートでは、参加者の皆さまから集まったご意見やノウハウの数々を、トピック別にまとめてご紹介します！
※掲載内容は全て開催当日時点の情報です。

ヒロゲルとは

「ヒロゲル」シリーズは、ご参加いただいたユーザーの皆さま同士で学びあうことを目的としたミートアップ（交流）イベント。2022年3月からは、毎月2回開催しています。

カオナビではこのほかにも、ゲストやユーザーさまにご登壇いただくセミナー形式のイベント「マナベル」シリーズも開催しています。

本レポートでは、トピック別にユーザーさまのお声をまとめ、当日の様子をご紹介します！

LT（ライトニングトーク）で体験談共有

ライトニングトークとは、5分ほどの短い発表のこと。
今回は事前にカオナビキャンパスオンラインにて発表してくださる方を募集したところ、株式会社ウィルグループの松原さんが手を挙げてくださいました！

参加者の皆さまからも「勉強になった！」との声がたくさん集まったLTの内容を、３つのポイントでお届けします。

株式会社ウィルグループ
松原 輝 さん

ポイント１：少し物足りなさを演出

最初から完璧なものを出そうとせず、あえて見せる情報を限定。その後利用者にヒアリングをし、「○○の情報も見たい」などの声を受け、それを反映していくサイクルを作った！

ポイント２：アンバサダーをつくる

カオナビを積極的に活用してくれる方（＝アンバサダー）を集めたチャットグループを作成。情報提供をしたり、互いにナレッジを共有できる場をつくることで、アンバサダーを中心にカオナビの利用が広まるように。

ポイント３：抵抗感をなくす

「わからない」「マニュアルを読むのは面倒」といったことから生まれる抵抗感をなくすため、「社内報」というかたちでライトな発信を実施。
利用者の皆さまに今後こんなことができるようになる、といった「未来像」や「使い方」を周知することで、カオナビに親しみを持ってもらうきっかけに。

社内公開してますか？自己紹介で現状をシェア

LTのあとは、さっそく２つのグループに分かれて意見交換開始。
今回は「カオナビの社内普及」がテーマですが、まずはお互いの現在地を知るため、「そもそもカオナビを社内に公開していますか？」というご質問からスタートしました。

すでに公開しています。派遣事業のため、登録されている人たちの情報を見て、営業担当がアサイン先を考えたり、という使い方が浸透してきています。

顔写真や自己紹介のシート記入を依頼している段階です。まだまだ重要性が伝わっていないのか、入力率が思わしくないのが課題です。

今月からプロファイルブックやシナプスツリーを社内に公開しました！ただ、顔写真の登録などが思うように進んでおらず、みなさんから知恵をお借りしたいと思っています。

このように、「これから公開していくので、事前にノウハウが知りたい！」という方から、実際に公開をして、現在も試行錯誤を続けている方もご参加いただいていました。

カオナビといえばココから！顔写真登録

ユーザーの皆さまがカオナビを社内へ公開されるにあたり、まず実施されるのが「顔写真の登録」ではないでしょうか。一言に「顔写真登録」といっても、どうやって写真を集める？どこまで登録に強制力を持たせるべき…？など、気になるポイントがたくさん。こちらもさっそく、皆さまに伺ってみました。

まずは、自主的な登録をお願いしているパターン。

最初にメールでカオナビでやっていきたいことの趣旨を伝えたうえで、顔写真を提供してもらいました。

当初は各メンバーからできるだけ集めようとしていましたが、途中から登録を強要するのはやめました。今後はより使い方を限定したうえで、協力をお願いしようと思っています。

そのほか、入社やカオナビ公開のタイミングに合わせ、原則全社員の顔写真を登録されているパターンも。

もともと、全員入社時に写真を撮って社内報に掲載しているため、そこで撮った写真を担当者がまとめて登録するようにしています。

カオナビ公開時に、「基本的に顔写真は必須」と案内しています。部門長からメンバーへも話をしてもらいました。

これに対しては、公開を控えたユーザーさまから、登録率や登録方法に関するご質問が続々と集まりました。

Q：顔写真の登録は人事の方がされているのでしょうか？

A：本人の写真であれば好きな写真を登録してほしいという想いから、本人がプロファイルブックに直接登録する、という方法を取っています。

Q：顔写真は「写真」のみ許可していますか？イラストや加工された写真についてはどうされていますか？
A：イラストはNGですが、本人だとわかる範囲の多少の加工はあまり気にしていません。

Q：「顔写真は必須」との案内をされているとのことですが、現状登録率はどのくらいなのでしょうか？
A：現在は80～90％くらいです。

自己紹介シート入力率UPのカギは「目的共有」

顔写真が集まったら、次に「自己紹介シート」の入力をお願いしているユーザーさまが多いようです。ここでは、スムーズに入力してもらうための案内方法を中心にディスカッションしました。

Q：社員から「なぜ登録しないといけないのか？」などの意見をもらうことはありますか？

A：あります。その際は、「リモートワーク等で社員同士のコミュニケーションが取りづらくなっている中で、新しく入社した方たちも顔と名前を覚えてもらいやすくするため」など目的を説明するようにしています。

Q：「入力してね」とお願いしても、なかなか上手くいっていません…。何か良いアイデアなどあれば教えてください！

A：１回の周知でみんなが入力してくれることはまずないので、繰り返しさまざまな場面で発信するのがよさそうです。

A：入力するとどんな良いことがある？どんなシーンで使える？といったアイデアも一緒に共有されているとよいのではないでしょうか？

A：弊社では自己紹介の入力・更新依頼を毎週行いました。
ただ、ほかのツールでも自己紹介をしてもらっていたので、途中からは方針転換。人事側で転記したうえで、修正期間を設けて希望者は修正できるようにしました。

Q：公開に際し、社内で説明会を実施しようと思っています。「これはやっておけばよかった！」といったものがあればぜひ教えてください。

A：何度か出ていましたが、やっぱり「目的をしっかり伝える」ということでしょうか。その後の入力率に影響が出てくるのではと思います。

A：あとは、LTでもお話にあがりましたが「アンバサダー」の観点。各チームにカオナビの浸透係を決めておいて、最初から巻き込んでいくとスムーズだったのでは？と思います！

皆さまが口をそろえておっしゃっていたのが、「目的を伝えること」の重要性。社内の方に情報入力や更新をお願いする場合には、欠かせないポイントとなりそうです。

「カオナビでできること・メリット」を発信して浸透へ！

カオナビにデータが集まってきたら、次のステップはいよいよ「普及」について。情報が入ったままではなく、利用される状態になるにはどうすればよいか？を皆さまとお話ししました。

そんな中でも、実践されている方が多かったのが「マニュアル」の作成・展開。ユーザーのみなさまのマニュアルにまつわる工夫をご紹介します。

マニュアルでは、画面の見方や操作方法に加え、「こういう使い方をすれば〇年目の方を絞り込んで見ることができますよ！」など具体的な利用シーンも一緒に伝えています。

マニュアルはつくるだけでは見てもらえないので、何かお願いしたり案内する度に、逐一マニュアルのURLをセットで案内するようにしています。

使い方を紹介するためのマニュアルには、カオナビの「社員向けマニュアル（*）」を使いました。もとは40ページくらいあったのですが、自社で使える機能に絞ってカスタマイズしました。

加えて、便利な活用方法などはもう少しフランクに届けられる社内報で発信したりもしています。

* 社員向けマニュアルの確認・ダウンロード
　ユーザーさま専用サイト「カオナビキャンパスオンライン」へのログインが必要です。

マニュアルの活用以外には、こんなアイデアもご共有いただきました。

たくさん情報が集まっているということを伝えるために、登録率をアピールするのもよさそうですね！

カオナビを使うきっかけを増やすため、同期がパッと見つかるピックアップリストを作って公開したりもしています。

検索の仕方だけでなく、意外と便利な「検索条件の保存」について伝えるのもおすすめです。

アンケートや期ごとの評価など、「カオナビでやらないといけない機会」を増やしていくことも、カオナビに慣れ親しんでもらうための重要なポイントかもしれません！

参加者の声

ここからはご参加いただいた皆さんからのお声を一部抜粋してお届けいたします。

• カオナビの浸透という悩みで参加し、いろいろお話を聞くうちに頭の中で整理ができて良かったです。
• 他社の事例をお伺いして非常に参考になりました。
• 悩んでいた課題に対して目指すべき方向性が見えたため有意義でした。
• 「自社にも取り入れたい！」と思ってもなかなか進まないのが“あるある”かと思いますが、具体的な事例を頂けることで、より自社に取り入れる際のイメージがつきました。