他社はどうしてる？現場社員に端末貸与しない場合のカオナビ運用術

こんにちは！カオナビのカスタマーサクセス部 ユーザー会担当です。

8/30（火）、「現場社員に端末貸与していないユーザー限定！ノウハウ共有会」を開催しました。
ご参加いただいた皆さま、ありがとうございました！

※掲載内容は全て開催当日時点の情報です。

ヒロゲルとは

「ヒロゲル」シリーズは、ご参加いただいたユーザーの皆様同士で学び合うことを目的としたミートアップ（交流）イベント。2022年3月からは、毎月２回開催しています。

カオナビではこのほかにも、ゲストユーザーさまにご登壇いただくセミナー形式のイベント「マナベル」シリーズも開催しています。

本レポートでは、トピック別にユーザーさまのお声をまとめ、当日の様子をご紹介します。

まずはユーザーさま同士で自己紹介

最初にいくつかのチームに分かれて、自己紹介や現在のカオナビ運用方法、参加理由をお話しいただきました！

現在カオナビ公開に向け準備中です。約半数の社員はPCが配布されていないため、紙との併用も含めて運用のヒントを得たく参加しました。

PCの付与に関わらず、全ての従業員をカオナビに登録しております。付与されていない社員の一部は、個人のスマートフォンにてカオナビを利用してもらっております。

倉庫勤務の社員はPCが付与されておらず共有PCを利用しているが、セキュリティ面で不安があるため他社様の対応状況を伺えればと参加しました。

カオナビも含めたシステムの推進担当をしております。
工場勤務者は共有PCにて評価入力しているもののタイムロスが発生している認識があるため、他社様の運用を参考にさせていただきたいです。

今回ご参加いただいたユーザーさまの中では、今まさにカオナビ運用に向けた準備段階という方も多く、「PCが付与されていない現場社員に対するカオナビ活用方法の他社事例を知りたい」という声が多い印象でした。

「こういう風に進めようと考えている」という思案段階のお話も含めて情報交換いただいた中で、ユーザーさまの注目度が特に高かった3つのトピックについてご紹介いたします！

【その１】共有PCを利用するケース

まずは、自己紹介でも一番話題に上がった共有PCを利用するケースについてです。

弊社では、端末が付与されていない社員の評価は、工場や現場に数台ある共有PCから順番に入力してもらっています。

今回ご参加いただいたユーザーさまの中で一番多かった運用方法がこちら。各社のお話を伺うと、コストを抑えセキュリティを担保すると、この方法が王道となるような印象です！

一方で、複数人で順番に利用するためどうしても時間がかかってしまうことやログアウト忘れの懸念もあり、一部のユーザーさまはマニュアルを整備される事で対応されているようでした。

また、紙と併用されているというユーザーさまも。

共有PCか紙での入力を選べるようにしており、その場合は上司が紙のシートを回収し、その後に代理入力してもらっております。

こちらのユーザーさまの場合は、端末が付与されていない社員の約半数については上司が紙を用いて代理入力されているとのこと。またPC操作が苦手な管理職に関しては、人事側で入力を代理対応をされているそうです。

【その２】スマートフォンを利用するケース

続いては、共有PC以外の運用方法で最もご質問が多かったスマートフォンでの利用方法を紹介します。

スマートフォン利用においては、会社支給端末と個人端末を利用するケースに二分され、個人端末利用を検討中のユーザー様からはこんなご質問が。

現場社員に個人のスマートフォンを利用してもらう場合は、通信費はどうされていますか？

こちらについて個人スマホにてカオナビを利用してもらっているというユーザーさまにお話を伺うと、次のようにご回答いただきました。

個人端末ではプライベート利用と使い分ける事が難しいため、専用のWi-Fiを用意し、評価入力時にはWi-Fi圏内で利用してもらうようにしております。

また、スマートフォン利用を検討中されている方からは、「運用における懸念点は？」とのご質問も。

これには、現在評価やアンケートをスマートフォンで運用されているユーザーさまから体験談をシェアしていただきました！

スマートフォンでの評価については見た目のフォーマットが少し変わるため、やや見づらいという声が導入当初はあったものの、何度か運用を繰り返しているうちに現場も慣れてきて質問はこなくなりました。

PCとスマートフォンでは画面サイズが異なるため、レイアウトが一部どうしても異なってしまいますよね。スマートフォンでの評価レイアウトについては、作成時にブラウザからスマホ表示イメージを確認することが可能ですので、公開前にお確かめいただくのもおすすめです！

【その３】セキュリティの担保について

また、PC・スマートフォンどちらの運用においてもセキュリティについてのお悩みが。

こちらも上記の専用Wi-Fi利用のユーザー様の回答に加え、カオナビスタッフから他社企業さまの事例をご紹介しました。

会社や現場からのみのアクセスとした場合には、IPアドレス制限によるWi-Fi利用に加え、①シングルサインオン（SSO） ②生体認証の追加 ③パスワードの更新頻度の調整にてセキュリティを担保されているユーザーさまが多いです。

今回ご参加のユーザーさまではないですが、パスワードの更新頻度をお試しで1ヶ月毎に設定しテスト運用されている企業さまもいらっしゃるとのこと。各社各様で自社にとっての正解に向け試行錯誤されている印象でした。