ユーザー会レポート

パルスサーベイ機能でコンディション把握を。カオナビを使った離職防止策

2024年2月16日

マナベル

ユーザー会

こんにちは！カオナビカスタマーサクセスグループユーザー会担当です。

2023年10月25日（水）、ユーザー会「マナベル」を開催しました。今回は、「コンディション管理や定着率向上のためのカオナビ活用」をテーマに、SGグループ様にご登壇いただきました。

ご参加できなかった皆さまにも知見を取り入れていただけるよう、当日の内容をまとめましたので、ぜひご一読ください！

※掲載内容はすべてユーザー会当日時点の情報です。

「マナベル」とは？

「マナベル」はカオナビを使いこなしているユーザー様をお招きし、実践例を直接お話いただくセミナーです。さまざまな業種のユーザー様にご登壇いただいており、「カオナビ導入の経緯」「カオナビを使ってできたこと」「ぶつかった壁とその乗り越え方」など、赤裸々なトークが必見です。
カオナビではそのほかにも、導入目的別の使い方を解説するセミナーや、ユーザー様同士で活用方法をディスカッションし合う交流イベントも開催。今後、開催予定のセミナーは、以下をチェックしてみてください！
＞＞今後の開催予定のセミナーを確認する

ご登壇者紹介

北田かおり様

SG グループ株式会社
コーポレート部グループ人事課

2018年、株式会社サウンズグッドに入社。メディカル事業部（当時）で派遣スタッフの採用業務を一通り経験後、ホールディングスのSG グループ株式会社のグループ人事課に異動。カオナビの運用や人事評価制度の見直し・運用を担当している。カオナビのユーザー主催企画「もくもく会」では運営メンバーとして参加。特技は手話。

※ご登壇当時の情報です。

社員の悩みを把握する「ざっそうタイム」と効率的にフォローする「パルスサーベイ」施策

※ここからは実際に北田様にお話しいただいたセミナー内容です

SGグループでは、2021年のカオナビの導入以後、人事情報の一元化、評価の効率化と透明性の向上、申請の電子化と効率化などに取り組んできました。しかしその一方で、導入前から、早期離職の多さという人事課題に直面しておりました。

そこで早期離職防止のために、行ったのがこれらの施策です。

最初に行った施策は「ざっそうタイム」の実施です。
ざっそうタイムとは“雑”談と“相”談の頭文字をとった、いわゆる「1on1」の取り組みです。弊社には拠点が全国各地にあり、かつ入社後すぐOJTに入るため、新入社員の悩みなどを人事側で把握しにくい状況でした。その状況を打破し、人事がきちんと情報把握した上でフォローできる体制を作るために開始した施策です。新入社員が入社して、1ヶ月、3ヶ月、5ヶ月のタイミングで実施していました。

その結果、新入社員のガス抜きができたり所属メンバーとのコミュニケーションのすれ違いを回避できたりするようになりました。一方、対象者が雪だるま式に増えていくがゆえの人事担当のリソース不足という課題も出てきました。

そこで代わりに、下記の対象者に対して毎月パルスサーベイを実施することとしました。

パルスサーベイは、事前に対象範囲を設定しておけば対象者を自動で選んでくれますし、回答依頼メールも自動化できるので、少ない工数で運用できます。また、回答が数値化されることで、「本人が気づいている不調」に加え、「気づかないうちに進んでいる不調」にも対応できる、まさにデータで人事を科学した施策として、質の高い面談を実現できるため、この導入は大正解だったと考えています。

実際の面談数は毎月2名程度ですが、サーベイの数値を見ることで全員の状態をマクロ・ミクロ両方の観点で把握ができています。

パルスサーベイの導入効果が大きかったため、2023年9月からは全従業員対象に月1のパルスサーベイを行う形に移行しました。

3ステップで結果を分析。黄色信号の方とは必ず面談を実施

パルスサーベイ実施後は、①推移の確認→②設問別確認→③個別確認の3ステップで結果分析を行い、必要に応じて面談を実施しています。

まずは①推移の確認です。パルスサーベイの回数を重ねていくと、解答結果の推移をグラフで確認できるようになります。そして、組織状態の全体像を見て、数値に異変がないかを確かめます。

続いて、②設問別確認です。パルスサーベイでは5段階評価で自分の状態を回答してもらいますが、その回答項目のうち、成長実感および達成感の項目を4象限で分析します。

ここで危険ゾーンに入る人には必ず、人事面談を行います。それだけでなく、常に3の「どちらでもない」を選んでいる人とも、面談を設定しています。たとえば「業務の難易度が高くなく新鮮さもないため、やりがいをあまり感じられない」というのであれば、新しい業務やレベルアップした業務を与えてもらうよう、本人の上長にフィードバックを行います。

③個別確認では、パルスサーベイの絞り込み機能を利用しています。パルスサーベイでは、単月でのサーベイの平均点が2以下、1が1個以上、2が2個以上など、さまざまな切り口で絞り込みを行うことができます。この機能を利用して要注意者を抽出して、詳細を確認しています。

こうして見つけた、赤・黄色信号、つまり「このままでは退職の可能性が高い従業員たち」と面談を行います。面談の前に必ず行うのが、当人の個人推移のグラフの確認。その上で仮説を立てていきます。

たとえば、この社員。赤枠で囲まれている第8回から、少しずつ数値が下がっています。このタイミングで何かあったのだろうと仮説を立て、事前に繁忙期の有無や環境の変化などをリサーチしておきます。こうすることで、より確度の高い面談を行うことができるようになりました。

今後は、サーベイの結果を組織ごとにグラフ表示する機能も活用して設問別に分析するなど、さらに全社員の環境を整え、離職防止に取り組みたいと思っています。

【Q&A】パルスサーベイの意義を社員にどのように説明しましたか？

Q）パルスサーベイの意義を社員にどのように説明しましたか？

A）毎月の”健康診断”だと説明しています。「みなさんが健康に、そして、より気持ちよく働いて頂くための施策です！」と話して、回答を促しています。

Q）ざっそうタイムの内容は面談内容を上長に共有することを予め本人へ説明しますか？上長への共有は警戒される恐れがあるのでは？

A）ざっそうタイムの中身は様々で、プライベートの内容も入ってきます。もちろんプライベートな内容は上長へは共有しません。しかし、業務等に関する相談で、上長を巻き込まないと解決しない相談内容については、本人に対し、上長へ共有する必要性があることを伝え、その場で了承を得るようにしています。共有する部分、共有しない部分を明確に本人に伝え、安心して相談ができる環境づくりを意識しています。