ユーザー会レポート
こんにちは！カオナビ カスタマーサクセスグループ ユーザー会担当です。
2023年8月25日（金）、ユーザー会「マナベル」を開催しました。今回は2社さまがご登壇。「障がい者雇用における、カオナビを用いた社員情報の一元化」と「個人の成長を目指した新人事制度への移行とカオナビ運用」をテーマにお話いただきました。
ご参加できなかった皆さまにも知見を取り入れていただけるよう、当日の内容をまとめましたので、ぜひご一読ください！
※掲載内容はすべてユーザー会当日時点の情報です。
「マナベル」とは？
「マナベル」はカオナビを使いこなしているユーザー様をお招きし、実践例を直接お話いただくセミナーです。さまざまな業種のユーザー様にご登壇いただいており、「カオナビ導入の経緯」「カオナビを使ってできたこと」「ぶつかった壁とその乗り越え方」など、赤裸々なトークが必見です。
カオナビではそのほかにも、導入目的別の使い方を解説するセミナーや、ユーザー様同士で活用方法をディスカッションし合う交流イベントも開催。今後、開催予定のセミナーは、以下をチェックしてみてください！
【reward株式会社様】
「アセスメントシート」をカオナビで再現。印刷を見据えたフォーマットに
ご登壇者紹介
reward株式会社
代表取締役2018年にreward株式会社を創業。
売上規模5億予定かつ従業員約130名の同社のほか、清掃会社の代表取締役を兼務。2社分の経理、総務を一人で担当している。
※ここからはreward株式会社荒川さまにお話しいただいた内容です！
弊社は、就労継続支援A型の事業所であり、アウトソーシング業を行っています。障がい者の方々は社員であると同時に利用者です。そのため雇用以外の福祉的な管理も必要になってきます。
障がい者雇用で必要となる主な情報がこちらです。
採用が決まれば、面接担当者が履歴書をプロファイルブックにアップロードします。すると、入社決定の連絡が私に来るので、その情報を給与ソフトなどに入力します。こうしたデータのみで入社手続きができる仕組みを作りました。アセスメントシートも、プロファイルブック上で管理しています。
入力項目には、一般的な面接で尋ねることのほか、起床時間や服用中の薬など福祉的要素のある内容も含まれます。これをもとに任せる仕事を決定します。また、印刷して福祉課に郵送するため、印刷するだけで郵送できるフォーマットを作成しています。このフォーマットとカオナビの帳票の出力機能を使えば、すぐ印刷から郵送までできるので非常に助かっています。
続いて、個別支援計画書です。
これは利用者の就労計画や目標を記載するものですが、形骸化しがち。そこで個別支援計画で決めた目標を達成すると給与が上がるシステムとしました。こちらも、福祉課に提出する内容に沿って作成しています。
また、「〇〇さんと●●さんが喧嘩した」などのトラブルも記録も残しています。万が一通報があって福祉課から連絡がきた際、全員が情報を知れるように記録をして共有しています。これもプロファイルブックで一元管理しており、その人に関することは1ページですべて把握できます。
評価は四半期に一回、スマートレビューで実施しています。
利用者の評価は担当職員が行いますが、結果に応じて給与ソフトの情報を更新したり社会保険を変更したりと、私の負担も大きいです。システムなしでは困難だったでしょう。
いまは一人ひとりの評価が一覧で閲覧できますし、CSVで出力して式を入れてしまえば新給与の計算もすぐできます。おかげで、弊社に在籍する100名ほどの評価の管理をいまだに私1人でできています。
最後にまとめです。弊社の場合、アセスメントシートや個別支援計画書を福祉課に提出しなくてはなりません。また問題が発生した際や監査用の書類も必要。そのすべてをカオナビで管理しています。
これからも規模拡大をしつつ、できるだけ1人で事務作業をやろうと考えているので、今後もカオナビを活用していきたいです。
【Q&A】アセスメントシートの入力ルールは？
Q）アセスメントシートについて質問です。入力内容が細かいため抜け漏れが発生することがあるのではと感じましたが、入力に関する社内ルールなどはあるのでしょうか。
A）面接時に使用するシートを用意していて、面接時にそのシートをすべて埋めることをルールとしています。それを埋めれば、アセスメントシートもすべて埋まる仕組みです。
【インターステラテクノロジズ株式会社様】
人事評価は準備が8割。社員が迷わず使える評価運用の工夫
ご登壇者紹介
インターステラテクノロジズ株式会社
人事総務セクションマネージャー
2013年にパーソルキャリア（旧インテリジェンス）に入社し、営業として活躍。その後人事に転身。複数の企業の責任者を経て、2022年7月より現職。
※ここからはインターステラテクノロジズ株式会社片桐さまにお話しいただいた内容です！
私は人事としては現職を含めて3社で働いていますが、そのすべての会社でカオナビを利用してきました。
弊社は2013年創業のロケットの開発をしている企業です。現在のメンバー131名のうち約50名は昨年採用と、いままさに成長期を迎えております。しかし実は、昨年私が入社するまで人事がいませんでした。評価や面談もすべて代表や人事が主務ではない者が行っており、人事制度は存在しましたが、全社的にルールが浸透、且つ運用されているとは言えない状況でした。
そんな状況だったからこそ、属人的な人事制度運用からの脱却、事業成長に合わせた制度設計や人事業務のシステム化の必要性を強く感じており、その一環として、カオナビの導入も行いました。やはり面談や人事制度が運用できていないと、個人の成長実現もチームマネジメントも難しくなってしまいます。制度とシステム、この2つの重要性をいま非常に感じているところです。
では、本題となるカオナビの活用方法について。私は半年ほどかけて人事制度の構築や改定をやってきました。その4つのポイントのうち、今回はこの濃く塗られた3つについてお話します。
まずは評価基準です。弊社の評価制度はMBO。評価シートは一般的なものですが、閲覧権限にはこだわりました。誰が閲覧可能なのかを、●や★を利用してシート上で共有しています。
これにより、社員からの閲覧権限に関する質問がなくなりました。
続いて、360°評価です。弊社では評価者を自分で設定します。これまではアンケートで社員に評価者の希望を回答してもらい、それを人事が評価シートに記入していました。これを評価のワークフローの1つとして組み込みました。
もう1つの工夫は、コメントの記入例を用意することです。これまでは記入例がなかったためか、コメントの質にばらつきがある状態でした。そこで、記入欄のなかに例文を書ける機能を使って、コメント例を記載しました。これにより、格段にコメントの質が上がったのを感じています。
続いて運用ルールです。まずチェックリスト・FAQを完璧にすることを心がけています。
私は、「人事評価は準備で8割決まる」との考えのもと、いつ誰が何をするかをすべてチェックリストにしています。
このおかげで、抜け漏れほぼゼロでの運用を実現しています。
また、制度に関するFAQも充実させました。これはChatGPTも活用しながら、想定しうる質問を洗い出して作成。この結果、質問が3分の1に減少しました。
2点目は、あらゆる手段でのレクチャー。資料配布や口頭説明のほか、動画も取り入れました。人事評価制度の改定内容やカオナビの使用方法を、すべて字幕を付けて共有しています。これにより、画面の操作に関する質問にも対応できました。
最後に社内の反応と今後の展望を紹介します。
このようなうれしいコメントが多数ありました。
今後は、カオナビ上にすべての情報が集約されている状態を目指したいです。また、組織のモニタリングもゆくゆくはカオナビで行っていきたいと考えております。
【Q&A】360°評価の評価者選定におけるルールは？
Q）360°評価の評価者を自分で選ぶ形にすると「本人に都合の良いコメントをする人を選んでしまうのではないか」という懸念があります。御社ではこの点についてどう対応していますか。
A）評価者の選定基準も、評価対象の一部と考えています。評価者選定だけでなくコメントからも、その人の視座やスタンスが見えるはず。「それも加味して評価する」と役員と決めています。
ユーザー会を終えて
今回は、北海道内を中心に多くの企業の人事の方が集っての賑やかなユーザー会でした。ご登壇いただいたお二人からは、実行に移しやすい粒度でお話いただきましたので、みなさまも、早速自社で活かしていただけると幸いです。
カオナビのユーザー会では機能の使い方に限らず、さまざまなテーマを取り扱っていく予定です。「カオナビに集めたデータを採用や経営に活かす方法が知りたい！」「いま取り組もうとしている○○の人事施策について相談」など、ぜひお気軽にご意見をお寄せくださいませ！
また、カスタマーサクセスチームでは、Xも運営中。セミナー情報や便利な活用テクニックなどを定期的につぶやいていますので、チェックしていただけると嬉しいです！
それでは、今後もカオナビをどうぞよろしくお願いいたします！
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