双日グループ様交流会を開催！グループ企業様同士で見つける課題解決のヒント

こんにちは！カオナビ カスタマーサクセスグループ ユーザー会担当です。

2023年9月26日（火）、双日グループさまのユーザー交流会を開催しました。
当日は参加企業さまの中から、双日インシュアランス株式会社さまにご登壇をいただきカオナビ活用についてお話しいただきました。

皆さまにもこの知見を取り入れていただけるよう、当日の内容をまとめました。ぜひご一読ください！

※掲載内容はすべてユーザー会当日時点の情報です。

今回のユーザー交流会は導入から数年が経っていたり、導入準備中であったりと、参加いただいた皆さまのフェーズはさまざま。しかし機能や活用方法を学びたいという意欲の強さは皆さま同じで、カオナビ活用への前のめりな姿勢でご参加をいただきました。

【双日インシュアランス様ご登壇】カオナビで実現した脱Excelと人事業務の効率化

当日のメインプログラムの1つである、双日インシュアランスさまのご講演では、カオナビの導入経緯や活用事例をお伝えいただきました。

ご登壇者紹介

※ここからは実際に矢作様にお話しいただいたセミナー内容です！

‐3時間かけてコピーをする日々を脱出したい。カオナビ導入までの経緯

私は2008年に双日インシュアランスに転職し、約10年間営業として業務に取り組んだのちに、2019年より人事職に就きました。異動してから特に大変だと思ったのは評価でした。当時の当社では、期初設定から中間レビュー、期末の評価までExcelをメールでやり取りしながら管理していました。そして最終的には、2次評価者が印刷して判子押した評価シートを回収するという紙ベースでの作業が必要となっていました。

評価者会議では、回収した評価シートを20名弱の参加者全員分コピーして配布していました。評価以外にもExcelのシートが多く、疲弊したこともあったのが正直なところです。

また、人事情報の管理にはスタンドアローン型のシステムを使っており、その端末から情報を出せる担当者が限られており、かつすぐに閲覧できないという不便さもありました。

そこで評価フローの運用や人事情報の閲覧のほか、研修の進捗管理や受講報告、社員のスキル管理などを何か1つのシステム上で行えないかと考えるようになりました。
こうした考えのもと、カオナビの導入を検討していたものの、導入後に現在使っているExcelがカオナビに置き換えられないとわかったらどうしようという不安がありました。そのため、実際に使っているExcelシートをリストアップし、サンプルとしてカオナビの担当の方にお送りしました。するとほとんど移行できるとわかりました。その時はすごく安心するとともに「ぜひこのシステムを使いたい」と感じ、役員を説得するモチベーションがぐんぐん高まった記憶があります。

2019年10月から初期設定や評価フローの組み立てなどからスタートし、2020年の4月には管理職にリリースすることができました。そこから一年間は実際の運用のための下準備やシミュレーションを行い、2021年度より社員全員に公開してカオナビ運用を行っております。

‐カオナビの3つの機能で成し遂げた人事のシステム化

ここからは実際に当社で使用しているカオナビの機能と、その使い方をお話させていただきます。

①スマートレビューによる効率化と進捗管理
まずはスマートレビューによる人事評価について。既存のExcelシートをスマートレビューのレイアウトに落とし込んだことで評価シートの回収の必要もなくなり、評価フローの進捗管理も非常に楽になりました。

また、研修受講フォローアップでもスマートレビューを活用しています。受講報告から、研修で学んだ内容がどの程度業務に役立っているかの報告をスマートレビュー上で行うことで、評価と同じく進捗管理がしやすくなりました。

②ボイスノートでの集計業務の効率化
続いて、月例業務チェックシートをボイスノートで運用をしています。コンプライアンスに関わるものを中心に30〜40ほどのチェック項目をボイスノートで集計することで不適の抽出がとてもしやすくなりました。また、回答をダウンロードして集計表を作る作業の効率も格段に上がり、時間短縮につながりました。

また、ボイスノートでは多面評価も行っています。部下から上司を評価することとなるため、匿名方式を使って運用しているため、心理的な安全を担保した制度運用ができています。そのほか、社内の表彰制度における社員投票、必修研修の受講の確認などでも使用しています。

③プロファイルブックでの情報蓄積
プロファイルブックは、面談記録や資格情報・評価履歴の蓄積に利用しています。評価履歴の蓄積は、評価の時期が近づくと、評価者から「被評価者の評価履歴が知りたい」という問い合わせが多いために実装しました。社員ごとの情報の更新とか追加蓄積というところがこのシステム上すごくできるようになった点かなと思っております。

‐今後の展望

最後に、今後カオナビ上で行いたいことを紹介させてください。

1つは最近使い始めたばかりのワークフロー機能です。入社手続きを紙や郵便を使わずにやれたらいいなと考えて、現在整備を進めているところです。人事データの集計および分析もまだまだやりきれてないため、挑戦していきたいと考えています。

また、現状は我々管理部側が主体となって使っている状況です。今後は社員が自主的に使えるように機能も解放し、みんなが使うカオナビにしていきたいと思っております。

【カオナビよりご紹介】カオナビを用いたスキル管理の事例

続いてはカオナビ松尾より、カオナビを用いたスキル管理の事例をご紹介いたしました。
スキル管理をカオナビで行いたいと考える多くの企業さまが持たれているのが、会社として求めるスキルが定まっていなかったり、スキルの把握が現場に委ねられていて人事側で管理ができてなかったりという課題。これをカオナビによって解決する方法をご紹介しました。

1つ目はスキル情報の収集。スマートレビュー、ワークフロー、プロファイルブックの3つの機能で行うことができます。
○年度スキル調査といったイベントを作成し、社員の情報やスキルを入力してもらうことで情報収集が可能です。スマートレビューであれば、フローを組むことができるため、自己評価だけでなく上長の見立ても用いたスキル判定が可能に。より確実性を高めることができます。

そして収集したデータをプロファイルブックと連携することで、データ活用も容易になります。

ワークフローを使用する場合もスマートレビューと同様、収集したい情報を入力するフォーマットをご用意の上、従業員側から入力してもらうことで収集します。
実際にユーザーさまより、「スキルや資格取得状況が可視化されたため、異動の判断がスピーディーに行えるようになった」とのお声を多数いただいています。2つ目は、蓄積した情報の活用です。

プロファイルブックでは、個人の詳細画面にて、いつでも収集したスキル情報を確認できます。上長の交代や異動があった場合にもスムーズに人材管理やフォローを行うことが可能に。また、帳票機能を使えば、スキル表の作成やExcelでのアウトプットも可能です。

続いて、シートガレージを使ったグラフでの可視化について。グラフマークを押すだけで簡単にグラフが生成されるだけでなく、グラフにカーソルを合わせると、その値のなかにいるメンバーが顔写真で表示されます。
またシャッフルフェイスでは、社員のマトリクス分析が可能です。

よく行うのは、図のように縦軸をスキルの合計点、横軸を年齢とした上で行う分析です。左上には若手優秀層が集まりますので、社内の新しいプロジェクトメンバーに抜擢すると活躍してくれそうです。逆に右下には年齢が高いもののスキルが高くない人が集まりますので、部署異動が必要かもしれません。こうしたさまざまな気づきを得ることができる機能です。

最後にシナプスツリー。メイン機能は組織図の作成ですが、各部署の全体の人数に対する営業経験の保持者を可視化するなど、組織を軸とした分析が可能です。部署ごとにどのスキルを持つ人が何人必要なのかに応じて、配置を検討いただくのにも便利です。

ぜひご紹介した機能でスキルの見える化を行っていただければ幸いです。

他社の取り組みが知れる！ユーザー交流会

休憩を挟んで後半は、グループに分かれての意見交換会を実施しました。
ここでは参加者さま同士が気軽に交流していただくことを前提に、カオナビ運用について知りたいこと・気になること・悩んでいることなどをざっくばらんに会話いただきました。

例えばこんなお話が挙がりました。

・資格情報や基幹システムで管理中の情報をカオナビで管理していきたい
・MBO、自己申告に取り組んでいきたい
・エンゲージメント分析も実施してみたい
・人材情報管理や評価運用は開始できたが、もう１歩進んだ活用方法を知りたい
など、”どんどんカオナビを活用していきたい！”というご意見も多く見られました。

その他にも、
・カオナビを従業員に浸透するには何をしたらよいか？
・新しい機能を試したいがユーザー権限のつけ方が難しい
・〇〇な機能があったらいいのにな
など、今後のカオナビへの期待に関するご意見も多くいただきました。

これからも各法人さまのカオナビ活用を支援してまいります。