課題
- 社員情報がバラバラに管理されていた
- 記憶頼りな点もあり、異動検討に手間がかかっていた
活用法
- 顔写真と所属、保有資格、給与情報などをプロファイルブックに集約
- ロケーションサーチで勤務可能な拠点を一括検索
効果
- 人事関連の諸業務にかかる工数を大幅削減
- 異動検討時に効率的に候補者をリスト化できるようになった
株式会社ホンダカーズ埼玉中様は、埼玉県に本社を置くホンダカーズの正規ディーラーです。新車販売、中古車販売、自動車整備などの事業を展開し、多くの拠点を持つなか、人員配置でカオナビを活用しています。
今回は、本社 管理本部 総務部 副部長 栗澤幸治様と本社 管理本部 総務部 大森佳奈様に、カオナビ利用の現状を伺いました。
※本記事の掲載内容は全て取材時（2024年8月27日）現在の情報に基づいています。
システムは使いこなせなければ意味がない
──はじめにカオナビ導入の経緯についてお聞かせください。
栗澤様：
発端は、バラバラに管理されている給与や勤怠、住所などの情報を一元化したい、というニーズでした。
そこで、展示会やWebで資料を集める最中にカオナビを知りました。
ほかのシステムと比較検討したり、デモ環境で試用してみたりした結果、最も操作性がよかったのがカオナビでした。運用時のことも想定して、設定の容易さや操作性、UIの良さなど、自分たちの使いやすさは重視しました。せっかく導入してもあまり使わないのでは意味がないですからね。
大森様：
いまでは、パート・アルバイトを除く社員500名弱の顔写真も含め、大体の情報を一元管理できていると思います。あまり操作に慣れていない方でもある程度自分で操作できるので、総務への問い合わせも減りましたし、私たちが資料をつくる際にも工数削減になっています。
本社 管理本部 総務部 副部長 栗澤幸治様
「ロケーションサーチ」で記憶に頼らない配置検討を実現
──社員の通勤経路を一括で検索できる「ロケーションサーチ」について、ご活用の状況はいかがでしょうか。
栗澤様：
「ロケーションサーチ」の機能は異動検討で重要な役割を担ってくれています。
当社には、新車販売、中古車販売、修理メンテナンスなどの拠点が19か所あります。拠点リニューアルや、急な退職があったりすると、新規採用では間に合わないため、19拠点の中で人員の配置転換を考えることになります。
特に、「サービス」と呼ばれる修理メンテナンス部門では、自動車整備士や自動車検査員の資格が必要ですし、数年かけて取得するホンダ独自の社内資格がいくつもあって、条件を満たす欠員補充は容易ではありません。
さらに、新卒の配置と、4月と10月の昇格のタイミングでも異動は発生します。平均して月に数回というレベルで配置検討の頻度が高い。さらに、異動を決めるには、資格などのスキル情報だけでなく、通勤できるか、という検討が必須です。
──通勤できるか、というのはどういうことでしょうか？
栗澤様：
当社の場合は、社内ルールで「平日の朝、片道１時間圏内」の拠点に配置すると定められています。車通勤がほとんどですから、異動候補者の自宅から拠点まで経路検索して、車で60分以内か確認するんです。
以前は、記憶に頼っていて、A拠点の人員補充をしようと思うと、「必要なスキルを持っていて、A拠点近くに住んでいるのは誰だったかな」と頭の中で考えていました。役員も私も、当社に長くいて、だいたい誰がどのスキルを持っているか、どのぐらいの営業成績があるかを把握していたので。
ですが規模が大きくなった今、記憶だけに頼るわけにはいきません。とはいっても、通勤条件を確認するのはなかなか手間で。住所的には近くても、思ったより時間がかかるケースもありますし、記憶頼りによるアナログな異動検討に難しさを感じていました。
──それでロケーションサーチを導入いただいたんですね。
栗澤様：
何かツールが欲しいとカオナビ導入前から考えてはいたんです。近いものが他社のシステムにあることも知っていました。ほかの機能との兼ね合いでカオナビを選んで、まずは基本的な社員データベース機能「プロファイルブック」などの運用から始めていたところ、導入から2年ほど経った頃にロケーションサーチ機能がリリースされました。担当さんから聞いたときには、「それが欲しかった！」とすぐに導入を決めましたね。
社員リスト作成機能「ピックアップリスト」で、サービス部門、新車営業部門、中古車営業部門という区別ごとのリストを登録。そこからロケーションサーチで検索すると、通勤60分圏内に住む社員を簡単にリスト化してくれて、一人ひとりの「通勤距離」と「通勤にかかる時間」が出る。CSVでダウンロードして、スキルとともに一覧化も簡単にできて、時間短縮できるようになりました。
ロケーションサーチの画面イメージ。検索項目に沿った絞り込みが可能
これからの機能拡張にさらなる期待を込めて
──今後はどのようにカオナビを活用していこうとお考えですか？
大森様：
今まで、カオナビは経営層のためのツールで、彼らの使う資料をつくる私たちが操作するのがメインでした。
しかし最近、入社時の各種申請やプロファイルブックに入れる情報取得でワークフロー機能を使いはじめました。これを皮切りに、ワークフローをより良いかたちにアレンジして、転居などの申請関係はすべてカオナビで完結したいと考えています。
まずはプロファイルブックで情報を一括管理、次にロケーションサーチで配置転換、準備中のワークフローでの各種申請一本化、とカオナビ活用の段階を踏んできました。
今後は、手作業で改訂している組織図をシナプスツリーで組んだり、別システムで管理している残業時間をカオナビに移行したり、といったことも、遠くないうちにできるようにしたいところです。
──ロケーションサーチ機能についてはいかがでしょうか？
栗澤様：
リリース間もない機能ということもあり、ここからさらに開発の余地があると伺っています。ロケーションサーチの機能がさらに拡充すれば、業務のさらなる効率化は間違いありません。
カオナビには便利な機能が多々ありますので、そのうちのひとつとして、ロケーションサーチも活用していけたらと思います。
本社 管理本部 総務部 大森佳奈様
- 設立：
- 1978年11月
- 社員数：
- 400人（2024年11月1日時点）
