「美と健康のプロバイダー」を掲げ、フィットネス、リラクゼーション施設の企画・運営を行うINSPA（インスパ）。ホットヨガスタジオの「CALDO（カルド）」を中心とした3つのブランドを擁し、2016年に新体制となって以来、着実に事業を拡大してきました。同社は出店ラッシュの中で、急増した店舗スタッフとのコミュニケーションの充実を目的に、2019年5月にカオナビを導入。現在では人事管理はもとより、事業企画のための情報収集などにも活用しています。その経緯や効果などについて、人事部部長の長島博美様、運用の主担当である佐藤彬子様、そしてCALDO亀戸店マネージャー の池田恵利子様にお話を伺いました。
＊本記事の掲載内容は全て取材時（2021年10月7日）現在の情報に基づいています
ホットヨガスタジオを軸に事業を拡大。約400人の社員が90店舗で活躍中
――フィットネス／リラクゼーション施設の企画、運営が御社の事業ということですが、具体的にはどんな事業を展開されているんですか。
長島様：
主軸は、83店舗を展開する女性専用ホットヨガスタジオの「CALDO」に代表されるフィットネス事業です。「美と健康を広げる」をテーマに、CALDOの他、リゾート感のあるスパを併設した総合型フィットネス施設「INSPA」、24時間営業のフィットネスジム「H!M（エイチエム）」の合計３ブランドを展開しています。
予約不要のシステムなど、多彩なニーズに応えることで多くの支持をいただくようになり、全国で合計90店舗を数えるまでになりました。コロナ禍の初期は休業を余儀なくされましたが、最近では健康志向の盛り上がりもあって再び活気づいています。
――フィットネス事業がメインとなると、社員の大半は現場スタッフ、というイメージでしょうか。
社員数は現在400人ほどで、その多くがインストラクターや受付業務などの店舗スタッフとして活躍しています。「美と健康」をテーマにしたサービス業ということもあって、元気で明るく、人とコミュニケーションすることが好きな人が多く、丁寧な接遇などのスキルも大切にしています。
執行役員 人事部 部長 長島博美様
急成長に伴い人事業務も増大。フォロー不足が離職の原因にも
――カオナビ導入の背景には、どのような人事の課題があったのでしょうか。
長島様：
2011年にCALDOを立ち上げ、2013年以降から積極的な店舗展開を行ってスタッフが急増したことで、さまざまな問題が生じるようになりました。住所等の基本情報や面談履歴等、スタッフに関する情報の収集・蓄積はメールとExcelベースで行っており、煩雑といえば煩雑でしたが、当時は小さな組織で店舗と本部の距離も近く関係性も密だったため、総務や経営企画などを担う企画部のメンバーによる兼務でも何とかこなせていました。しかし、当時2、30ほどだった店舗数を、年に10店以上というハイペースで増やしていく中で、社員数が200人を超えたくらいから徐々に回らなくなってしまったのです。
たとえば、店舗での取りまとめの際、情報に抜けや漏れが生じたり、本部まで上がってこなかったりして、スタッフの在籍状況やコンディションの把握がしにくくなってきました。その結果、せっかく採用したスタッフのケアが十分にできず、最悪の場合、離職につながるケースも出てきました。さらに、退職の理由や背景も分からないままで、離職防止の策を打てない、という大きな問題も浮上してきました。
こうした課題以前に、社員数が増えれば、収集する情報や報告用資料の取りまとめ作業等のボリュームも当然増えるわけです。店舗数のさらなる拡大を計画していた2019年には、人事部の立ち上げも含めた人事機能の強化がいよいよ急務となっていました。カオナビのような人材管理システムの導入を検討し始めたのも、その時期でした。
デモンストレーションで利用イメージをすぐに描けたことが導入の決め手に
――人材管理システムにカオナビを採用した決め手はなんだったのですか。
佐藤様：
複数の人材管理システムを検討したのですが、「プロファイルブック」や「シャッフルフェイス」のデモンストレーション画面を見たとき、実際の利用シーンが具体的に想像できたのが一番の決め手になりました。
導入を決めた2019年5月時点での店舗数は70、社員数は400人を超えていたため、本部も含めた全社一斉導入は難しいと判断し、まずは店舗から導入を進めました。インストラクターの業務はデスクワークではないものの、PCは１店舗あたり4台ほど設置されており、日報作成などの日常業務でも使い慣れていることもあって、比較的スムーズに導入できたと思います。その後、2019年9月からは導入範囲を全社に拡大し、現在は約400人にカオナビを利用するためのアカウントを付与しています。カオナビの本格稼働から2カ月が経った2019年11月に人事部も組織され、現状の運用体制となりました。
社員の顔写真とともにさまざまな情報を蓄積・表示できる「プロファイルブック」の設定画面。氏名や所属部署等、表示する項目名や位置を自由に設定できるほか、ドラッグアンドドロップで簡単に画面構築ができる
社員のコンディションをリアルタイムで把握し、的確なフォローが可能に
――導入の決め手となったのは「プロファイルブック」と「シャッフルフェイス」とのこと。これらは人事情報の管理や人員配置のシミュレーションに使われるケースが多いのですが、INSPA様でもそうした使い方をされているのですか。
佐藤様：
配属検討の際に参考にする最寄り駅といった基本的な情報の管理にも使っていますが、２つの機能を組み合わせて、一番の課題だった社員のコンディション把握やフォローに役立てています。特にシャッフルフェイスは、個人的に一番気に入っている機能です。
各社員の情報を蓄積・管理するプロファイルブックでは、社員の氏名や住所、最寄り駅などのほか、社員のコンディションを日々、社員自身が更新する項目も設けています。出勤した際、「快晴・晴れ・曇り・雨・豪雨」の5段階で自分の状態を自己評価し、コンディションが変わったと感じたタイミングで選択肢を変更するのです。人事部ではこの項目で店舗のスタッフの情報を確認しているんですが、このときに使うのが「シャッフルフェイス」です。
シャッフルフェイスは条件によって社員をマトリクス上にマッピングできるので、日々「雨」と「豪雨」の社員を絞り込んで長島や上席にメールで共有しています。社員のコンディションチェックだけでなく、たとえば前日までは「晴」だったのに急に「豪雨」になった、といったフォローが必要な社員への迅速な対応も可能になります。社員が「明るく元気に」仕事をするには、日々状態を把握し、ケアする仕組みが必要だと考えての取り組みなのですが、結果的に社員が自身の状態を省みるよい機会にもなっているようです。「見守ってもらえている感じがする」と好評なほか、SOSを出す方法として積極的に活用している社員も多く見られ、働きやすさにつながっているのでは、と感じています。
「シャッフルフェイス」のINSPAでの利用イメージ。枠で囲った部分を役員に報告しているという。「雨」や「豪雨」を選んだ社員の顔ぶれはもちろん、人数や店舗ごとの分布もひと目で把握できる
集約作業ゼロで社員の生の声をタイムリーに把握。人事制度や事業企画にも活用
――コンディションチェックのほか、社員情報の収集に「ボイスノート」も活用されているそうですね。
長島様：
当初は、育成のために随時実施されている各種研修に関するアンケートから使い始めたのですが、質問票の作成、配布、回収がとにかく簡単なので、情報収集をしたいときは「とりあえずボイスノートで聞いてみようか」と、人事部以外の部署も含め、さまざまな用途で使っています。
特によかったなと思ったのが、2020年の夏ごろ、コロナ禍による一時休業直後に、各自の心配事や休業明けに備えた意識調査状況を聞くアンケートを実施できたことです。普段は社内ネットワーク以外からのアクセスを制限しているのですが、この時だけは社外からのアクセスを許可し、個人所有のスマートフォンからの入力もできるようにしました。社員からは「休業中も気にかけてもらえていると感じてうれしかった」という声が多く聞かれましたし、アンケートで事前に状況を把握できたことで、休業明けの後も社員がみなスムーズに仕事に戻れ、離職防止にもつながったと感じています。
また、離職者への離職理由確認にも活用しています。離職理由は上長からもヒアリングを実施しているのですが、システムに記入するほうが心情を吐露しやすいのか、本音の部分や周囲の状況も把握できるというメリットを感じています。離職理由の多くは人間関係ですが、中には急激な店舗展開のさなかで準備が整わないままマネージャーに昇格したストレスを挙げていたケースも見受けられました。しなくてもよい苦労をさせてしまったかもしれない……と反省するとともに、人事として解決すべき課題と捉え、2022年1月には新任マネージャー向けのキャリアアップ研修の新設を予定しています。
佐藤様：
アンケートの実施「後」の業務もかなり楽になりました。回答結果がリアルタイムで一覧できる画面では、進捗把握の他、未回答の社員の絞り込みや催促の一斉送信機能も活用しています。またボイスノートにはリアルタイムで結果がグラフ化される機能もあるので、上長への共有も即時で可能になりました。回答が全て集まってからでないと着手できなかった集計作業や資料作成の時間がゼロになったのは大きな変化です。こうした効率化もさることながら、結果がすぐに分かるスピード感もあって、さまざまな用途でアンケートを利用するようになりましたね。
紙やExcelからシステムへの移行によって、操作方法が分からず回収率が下がってしまうこともあると聞いていたので、操作方法についてはマネージャーへのレクチャーや配布用PDFの作成を実施した上で、こまめなリマインドも送っています。アンケートによっては回答率を上げるために記名欄をなくし、匿名回答にするといった工夫もしていて、最近の回収率はほぼ100％となっています。
アンケートの作成だけでなく、回収や進捗管理も可能な「ボイスノート」。進捗管理画面では、誰が、どんな回答をしているかが一覧できる
面談フォームと運用管理にスマートレビューを活用し、進捗をオンラインで把握
――面談や評価のシート作成と記入内容の承認など、評価業務の運用に使える「スマートレビュー」についてはいかがですか。店舗での面談をかなり密に行われているということですが……。
佐藤様：
ええ、3カ月ごとの社員とマネージャーの面談、1、2カ月ごとに実施する新入社員とメンターの面談、3カ月ごとのマネージャー・上長面談というように、一年中、常に何らかの面談が動いています。スマートレビューは、この面談シート作成と評価者からのフィードバック、面談記録の蓄積に活用しています。面談シートは項目ごとに細かく権限設定ができるので、たとえば「マネージャーは閲覧不可、上長より上の役職者だけが閲覧可能」という項目を設けるなど、社員の本音を引き出せるようシートの項目を工夫しています。
また、面談のカテゴリーごとに実施状況やシートの記入状況が一覧で確認できるので、進捗確認の大幅な効率化ができました。さらに、記入内容の一覧表示もできるので、キャリア志向や異動意向など、社員の傾向を把握するツールとしても活用しています。部内では、新たな研修を企画するときにも参考にできそうだね、と話しています。評価業務については現状、Excelと紙で行っていますが、今後は評価制度の改定を検討中です。改定後に評価制度をカオナビに落とし込んで、ゆくゆくは評価業務にも「スマートレビュー」を活用し、面談同様、効率化に役立てていければと考えています。
面談シートの作成や記入・回収ができる「スマートレビュー」の設定画面。シートについては、利用する立場や局面ごとに項目の閲覧・編集権限を設定できる
人員配置検討にも「シャッフルフェイス」を活用していきたい
――カオナビの導入によって、当初の課題であった社員のコンディション把握や人事業務の効率化を実現されていますが、さらに生かしていきたい業務などありますか。
長島様：
社員のコンディションチェックに利用しているシャッフルフェイスを、人員配置検討にも活用していければ、なお一層の離職抑制に役立つのではと感じています。
退職理由の多くを占める「人間関係」は、社員同士の相性を考慮した人員配置によって一定程度解消できる可能性があろうかと考えています。収集した情報であればどんな項目も縦軸・横軸に設定できるので、縦軸に現在の所属店舗を配し、横軸に社員同士の相性を考慮できる項目して、偏りのないように配置検討ができればベストでしょう。といっても、「社員同士の相性を考慮できる項目」の検討がなかなか難しいのですが、社員の傾向や特性をいま以上に生かした店舗づくりに活用できればと思います。
現場の声
人事部 人材開発課 池田恵利子様
以前、CALDO亀戸店でマネージャーを務めていたとき、現場のスタッフとしてカオナビを利用していました。マネージャーになった際、特に「豪雨」マークには敏感になるべきで、個別のフォローや面談をすると同時に、長く続くようなら人事とも相談する必要があると聞いていました。幸い、亀戸店のスタッフが「豪雨」マークが付けたことはないのですが、いざそうなったときにも、本部のほうでもリアルタイムで認識できているので、スムーズな相談ができるのではないかと思っています。自身がネガティブな状態にある、とはなかなか上司に伝えにくいものですし、デスクワークではないのでスタッフと顔を合わせるタイミングもそう多くはありません。システム上で日々、スタッフの状況を確認できるのは、ケアする側のマネージャーとしてもありがたい仕組みです。
人事部 人材開発課 池田恵利子様
- 設立
- 2016年9月
- 資本金
- 500万円
- 社員数
- 400名（正社員）
- 事業内容
- スポーツ・フィットネス関連施設
