課題
- 優秀人材の発掘や採用人数の見直し
- 強みを活かした育成の組織内浸透させるための社内コミュニケーション
活用法
- 組織編成やプロジェクトメンバーの選定などの人選
- 昇格面談の候補者や研修受講者の確認
- 社員情報を研修開始時のアイスブレイクや自己PRで活用
効果
- 基本情報の閲覧に活用することで、人事業務の効率化を実現
- 面談や研修時の社員間のコミュニケーションツールとして機能
1890年の創業以来、スチールデスクの販売やオフィスレイアウトの提案と事業拡大を重ねてきたイトーキ様。現在ではワークスタイル・空間デザイン・製品・ソリューションのトータル提案を行っています。
2023年11月にDXの観点からカオナビを導入し、タレントマネジメントや人事業務の効率化を実現してきた同社の取り組について、同社 人事本部 人事統括部 キャリア開発課 課長 小泉佳子様に伺いました。
※本記事の掲載内容は全て取材時（2024年8月6日）現在の情報に基づいています。
導入から運用まで6カ月！ UIとサポート体制が決め手に
––はじめにカオナビ導入の背景をお聞かせください。
人材開発・育成の背景は大きく2つあります。
1つ目が、経営環境の変化です。当社は、商品販売ビジネスからはじまり、空間デザインや働き方のコンサルをメインとしたビジネスモデルに移行してきました。現在は、データを活用したオフィス運用をサポートする新しいビジネスを目指しています。このビジネスモデルの進化に伴い、会社として必要な人材も変化してきました。
2つ目は、当社が社員のエンゲージメント向上をより重要視するようになったことです。これらの背景から、当社ではさまざまな人事改革を行ってきました。
なかでもDXの観点から人材育成を推進していくにあたり、課題となったのは「優秀人材の発掘」「強みを活かした育成の組織浸透」「採用人数の見直し」「人事業務の効率化」の4点です。これらの課題解決に向けた施策の1つとして、「タレントマネジメントの実践」「人事業務の効率化」「社員コミュニケーションツールとしての活用」を目的に、タレントマネジメントシステムの導入を検討し始めました。
人材育成推進にあたってのイトーキ様の課題
––タレントマネジメントシステムのなかでも、「カオナビ」を選定いただいた理由を教えてください。
3社のサービスを比較検討したのですが、カオナビ導入の決め手となったのは大きく2点です。
1点目が、使いやすさ。人事担当がメインで使うシステムではありますが、一般社員も利用するため、感覚的に操作できるUIであることを重視しました。2点目は、サポート体制です。導入前の設計にあたりカオナビの担当者の方が親身に伴走してくれて、非常に助かりました。
2023年9月末にベンダーを確定し、2023年11月から2024年2月にかけて、ツールの設定を行いました。2024年3月に、人事統括部内でトライアル運用を実施。そして、4月に全社員向けの運用を開始しました。
6カ月という短期間で新システムの立ち上げをできたのは、カオナビのサポートのおかげもあってこそだと感じています。
今回お話しいただいた人事本部 人事統括部 キャリア開発課 課長 小泉佳子様
タレントマネジメント、業務効率化、コミュニケーション、育成…そのすべてをカオナビで
––現在はどのようにカオナビを活用いただいていますか？
社員データを自由なレイアウトで蓄積できる「プロファイルブック」機能と、組織ツリー図の作成ができる「シナプスツリー」機能を活用しています。
まずは、人事サーバーにある情報から従業員の必要情報を選択し、カオナビで見える化することから着手しました。プロファイルブックに載せる項目は、基本的な人事情報に加えて、強みを表すストレングスファインダーや自己紹介シート、1on1面談記録なども追加しています。
カオナビの実際の画面例
––システム導入の際に、「タレントマネジメント」「人事業務の効率化」「社員コミュニケーションツールとしての活用」を目的に設定されていましたが、これらの達成状況はいかがでしょうか？
プロファイルブックとシナプスツリーの活用により、これらの目的を達成しつつあります。
特に、昇格候補者や研修受講者の確認作業など、主に基本情報の閲覧に活用することで業務スピードが向上するなど、人事業務の効率化を実現できました。
また、現在はタレントマネジメント実践に向けて、どのようなデータを集めるべきか検討を進めています。
社員コミュニケーションに関しても、部下との面談時に上司がアイスブレイクの材料としてカオナビの情報を利用したり、部下は自己PRとして活用したりすることで、社員にとっても有用なツールとして機能しています。
当初の目的に加え、トライアルで、1on1面談のページを作成し、備忘録や異動の引き継ぎ・業務分担の参考情報として活用するなど、「育成」の面でも役立てようとしています。
イトーキ様の具体的な運用例
––カオナビを導入して感じる効果はありますか？
運用を開始して、日が経つにつれて便利さを感じます。例えば、個別面談や昇格面談の際に、面談者はカオナビで社員情報を見られるため、別途資料を用意する必要がなくなったことは、大きな効率化の一つです。
また、これまでは組織図と社員情報が紐づいておらず、別々の社内サイトからそれぞれの情報を閲覧する必要がありました。しかし、カオナビを導入したことで、一元的に情報を閲覧できるようになったため、情報収集時のストレスが格段に減ったと実感しています。
カオナビは、社員のエンゲージメントの向上になくてはならないツール
––今後の展望を教えてください。
事業戦略に必要な優秀人材を獲得し、社員のパフォーマンスを最大化させ、専門性を活かして適材適所で活躍できる状態を作っていくことです。そのために、カオナビを活用することで社員情報の見える化を行い、採用・育成・組織編成をより強化したいと思います。
––具体的にカオナビをどのように活用していく予定でしょうか？
目下取り組んでいることとしては、キャリアデザインシートの設計と実行があります。当社では年に1度、従業員のキャリア形成をサポートするためのキャリアデザイン面談を行っていますが、その面談結果を人事に提出してもらい、組織編成などの際に活用しています。
一方、上司は、面談者のキャリア形成を支援するためにカオナビを活用します。1つのシステム内で、基本情報のほか、1on1面談記録やストレングスファインダーなどの情報と一緒に、キャリアデザインシートを閲覧できるため、活用率が上がっていくのではないかと考えています。
また、ポテンシャルとパフォーマンスの観点による社員評価の運用なども検討していきたいと思っています。業務の効率化はもちろん、こうしたデータを活用することで、社員が今後どんな仕事経験を積むべきか、育成プランを検討できると考えています。
––最後に、人材開発や人材育成の取り組みを検討している方へメッセージをお願いいたします。
人材育成のためにできることは非常に幅広いと感じています。そこで、まずは自社で何を強化すべきかを設定することが大切だと思います。そして、トライアルを含め、いろいろなことを実行しながら検討を繰り返すことで、はじめて形になります。
当社もカオナビを導入して終わりではなく、社員のエンゲージメントや働きがい、組織貢献意欲の向上に向けて、試行錯誤を繰り返しながら、さまざまな運用にチャレンジしていきます。
- 創業：
- 1890年12月1日
- 社員数：
- 連結3,892名、単体2,153名（2023年12月31日時点）
- 事業内容：
- 【ワークプレイス事業】オフィス家具製造・販売、ワークスタイルコンサルティング・空間デザインソリューション提案
【設備機器・パブリック事業】セキュリティ設備機器、工場・物流設備機器、研究施設機器などの製造、販売
