2004年に大分県で創業したジェイリース株式会社は、家賃債務保証を主とした保証関連サービス会社。地域密着型営業と東証第一部上場の信用力を強みに、北海道から鹿児島まで全国29拠点を通じて家賃や医療費に関する保証サービスを提供しています。新人事制度の導入に合わせて2021年4月からカオナビの運用を開始し、多拠点ならではの人事情報管理の課題解決に挑む同社の活用状況や今後の展望について、人事部人事戦略課主任にお話を伺いました。
＊本記事の掲載内容は全て取材時（2021年12月23日）現在の情報に基づいています
人事評価のシステム化、人事制度改革を機に本腰検討
――2021年4月にカオナビを導入されたそうですが、導入前はどのような課題を抱えていたのですか。
ご担当者様：
以前は人事評価運用をExcelとメールで実施しており、効率化に向けたシステム化の検討はかなり前から進めていたのですが、本格検討のきっかけは人事制度の刷新でした。
東京・大分の2本社体制を取っていることもあり、当社は組織構造が複雑で、全国の支店に勤務している事務担当者の所属先が勤務先支店ではなく東西2カ所にある事務センターだったり、人事部も2カ所に分散していたりとロケーションと組織が一致しないケースがあります。その上、中途採用の社員も多いので「顔と名前が一致しない」「コミュニケーションがとりづらい」といった課題が生じていて、コロナ禍ではそれが深刻化していました。また、人事評価という切り口では、社員から「どういうプロセスで評価が決められているのか分からない」という声が聞かれていました。こうした課題解決のために、2020年の11月ごろから人事制度改革を進めることになったのです。
新制度には、評価の透明性を高めるために面談の実施強化も盛り込まれたのですが、数十人の部下が各地に点在しているマネージャーからは「面談をする時間がない」という意見も出てしまい……。評価業務を効率化することで少しでも評価者・被評価者の負担を減らしたいという考えもあり、2020年12月頃から人材管理ツール導入の本格検討を始めました。
――ツール導入に当たっては比較表を作って5、6社も比較検討したそうですね。その中でなぜカオナビを選んだのですか。
最も大きかったのは、システムの柔軟性・汎用性が高いことです。人事制度は会社の置かれている状況によって変わっていくべきものだと考えています。そのため、今後また制度が変わった時にも対応できるか、という点は重要視して検討していました。
また、サポートの良さも決め手になりました。営業の段階から、何度も提案、説明の面談をしていただき、連絡もまめにいただいて安心感があったのですが、契約後も、導入サポートや不明点の問い合わせ対応までサポートがきめ細かく、導入前の印象通り、不安なく活用ができています。
2日以上かかっていた評価集計作業が、カオナビ導入で半日に
――2021年4月から評価ワークフロー運用機能「スマートレビュー」での運用に移行されました。実際に運用してみて、どういった点にメリットを感じましたか。
本格的には上期評価を実施する2021年9月ごろから使い始めていて、まだ数カ月といったところなのですが、感じたメリットのひとつは社員への浸透の早さです。カオナビへの移行の際、マニュアルをイントラに公開しただけで操作の説明会は特に行わなかったのですが、「これはどこを押せばいいの？」といった問い合わせは多少あったものの、直感的に操作できるのでほとんど社員同士で教え合って解決したようです。
また、移行がひと通り完了した頃に行った新しい評価運用へのアンケートでは、「入力した内容が自動保存されるのがいい」、「『お疲れさまです、評価の件送ります』といったメールを作成しなくてよくなった」など、ポジティブな意見が多くを占めていました。小さなことですが、人事部だけでなく社員側の負担も軽減するというのは当初の目的でもあったので、実感してもらえているようでうれしいですね。
もう1つの目的だった効率化も進んでいます。Excelで運用していた時は、人事部に提出されるまで進捗が“ブラックボックス”で状況把握ができなかったのですが、カオナビは各過程の進捗状況が一目瞭然なので助かります。未対応の人へのメールも一括送信できるので、すごく楽になりました。一番時間がかかっていた評価シートの集計・チェックも、以前は2～3人体制で丸2日以上かかっていて「時間がもったいない！」と感じていたのですが、カオナビではチェックの必要がなく資料も簡単にまとめられるので、半日くらいで作業が終わるようになりました。コピペミスのリスクもほぼ0になって、作業時の心配もなくなりました。
そのほか、過去の評価結果を見ながら面談結果のコメントをシステム上で入力ができたり、年1回提出するキャリアシートがシステムで提出できるようになったりと、評価者や社員にとっても利便性が高まったと思います。
――評価運用期間中に評価シートの修正をされたそうですが……。
評価シートは従来のExcelの書式を基に作成したのですが、評価運用が始まってから、人事側での集計がやりにくい、見づらい点があることに気付き、シートのレイアウトや計算式を修正しました。評価運用中に配布済のシート修正ができるシステムはあまりないようですが、カオナビでは「シートの修正作業をするので、この期間はシートを編集しないでください」と通知すれば修正ができます。思い立ったらすぐに修正できる点に、さらに使いやすさを感じましたね。
「スマートレビュー」のシート設定画面（イメージ）。操作が簡単なだけでなく、段取りをとればワークフロー開始後の修正も可能だ
“顔と名前が一致しない”を解消、問い合わせ対応も減少
――データベース機能「プロファイルブック」は、どのように活用されていますか。
スマートレビューでの評価結果のほか、勤務地・連絡先・部署名といった基本情報、異動履歴や社内褒章（アワード）履歴などを蓄積しています。
人事部内では、通達資料を作成する際に社員の氏名や部署名の正誤チェックや、「新卒〇年目」など社員をグルーピングして表示したいときに使うことが多いですね。要望の多かった各社員のアワード受賞履歴も登録し、全社員に公開したので、問い合わせがあっても「カオナビに載っています」で済ませられて、関連の対応がずいぶん減りました。
社員も閲覧できるように設定していますが、表示する情報は部署名や入社年、勤務地、連絡先などにとどめています。使われ方としては、各地のコールセンターで不動産会社からの連絡を受けた際に担当者の連絡先を調べる、といったことが主。あとは、リモート会議の前に顔写真を確認したり、研修で班が同じだった人を検索したり……といったことにも使われています。
当初は社員の利用シーンが具体的に思い浮かばず、最悪、社員は誰も使わないケースも想定していましたが、1日あたり30人ほどのログイン数があります。「顔と名前が一致しない」という問題も含め、社員の不便もカオナビで解消できているようです。
カオナビにデータを集約したことで、経営戦略策定や各種資料に経営企画部が人事データを使うシーンも出てきました。以前は人事部でデータを作成して渡していたのですが、カオナビ導入後は部署ごとに権限を付与してデータを閲覧・使用できるようにしたので、この点でも時短ができています。データ分析や資料作成には、集めたデータをグラフ化できる機能「チャートボード」を活用しているようです。
蓄積したデータのグラフ化や、任意の設定でグラフ作成ができる「チャートボード」。IR資料や経営企画系の資料作成にも活用されている
複雑な組織図もシナプスツリーで自動作成
――組織体制が複雑、とのことでしたが、その点では組織図機能「シナプスツリー」も役立ちそうですね。
ご担当者様：
シナプスツリーは「〇〇部には何人、誰が所属していて、マネージャーは誰か」が、顔写真入りですぐに分かるので重宝しています。入力したデータを基に自動的に生成されるので、常にデータが最新なのも便利です。
Excelの組織図に加えて、一覧表形式の「人員配置図」も作っているのですが、組織図は部署名のみの掲載、各部署の所属社員の氏名は人員配置図に列挙されているだけで、組織概要の把握には正直使いづらかったんです。当社は組織体制が複雑なので、組織図全体をExcelで表示すると文字が小さくなってしまうので仕方がないのですが……。
過去の人員配置を確認するときは、今でも人員配置図も使っていますが、組織全体を把握するときはカオナビのほうが見やすいですね。
組織図が自動的に生成される「シナプスツリー」。人数やメンバーの顔ぶれなど組織の全体像を把握できるほか、カーソルを当てれば社員個人の情報がポップアップされる
約350人分の写真・コメント収集にもアンケート機能を活用
――カオナビの機能で最初に活用したのはアンケート機能「ボイスノート」だそうですね。
先ほど話したカオナビの評価運用開始に関する社員アンケートで使いました。フォーム作成が簡単なので、人事部への提出物や研修終了後の参加者アンケートのほか、「TEAM UP PROJECT」という社内プロジェクトの中でもボイスノートを活用しました。
「TEAM UP PROJECT」とは、新評価制度をはじめとした新人事制度の社内浸透を図るためのキャンペーンのような取り組みで、全社員のプライベート写真や座右の銘などを収集し、社内ポータルに掲載するというもの。ファイルのアップロード機能もあるので、写真ボイスノートを使って集めました。夏ごろから3カ月かけて集めた大仕事でしたが、全社員約350人分のデータを回収し、管理・チェックする一連の作業は、ボイスノートがなければやり切れなかったと思います。
配布・回収が簡単なのはもちろんですが、社員各自に送付されるURLをクリックすれば、IDとパスワードを入力せずにアクセスできるのがいいですね。また、進捗管理画面で回答内容を斜め読みでき、回収完了を待たずにアンケートの傾向がつかめるのも、思いの外便利でした。
アンケート機能「ボイスノート」では、進捗状況だけでなく回答内容も一覧できるため、回収途中の段階でも回答傾向を見ることができる
「人事情報のプラットフォーム」化へカオナビに情報統合へ
――導入から半年強で、すでにたくさんの機能を使いこなしていただいているんですね。今後はどのような活用をお考えですか。
新制度が定着し、評価関連の会議運営が安定してきたら、異動を検討する幹部層にマトリクス表示機能「シャッフルフェイス」の評価分布表示機能などをレクチャーして、積極的に活用できる状況にしたいですね。また、部下の指導や配置検討の参考に、性格診断テスト機能「エニアグラム」の活用も考えています。
機能の活用のほか、カオナビへのさらなる情報集約にも着手しています。人事部は4つの課が東京と大分に分かれている上、課ごとにデータの管理方法がバラバラだったんですが、これをカオナビに統合していこうと、手始めに研修履歴の移行を進めているところです。汎用申請機能「ワークフロー」も一部で利用を開始しているのですが、活用範囲を広げられるようになったら、人事関連の申請もカオナビでできるようになればと思っています。
情報の一元化を進めれば、社員の特性を生かした配置検討も進められると思います。人事情報のプラットフォームとしてカオナビを活用していきたいです。
- 設立
- 2004年2月
- 資本金
- 716,372,800円
- 社員数
- 337人（連結ベース、2021年3月31日時点）
- 事業内容
- 保証関連事業（家賃債務保証、医療費保証）
