課題
- 多数のプロジェクト展開で社員増やテレワークの加速で、所属情報の管理効率化に悩んでいた
- SEの業務経歴が各部門でバラバラにExcel管理され、活躍が可視化されていなかった
活用法
- ワークフロー機能の活用でペーパーレスを実現し、組織変更や異動にスムーズに対応
- 業務経歴や評価制度を自社独自の運用イメージでカスタマイズし、可視化が可能に
効果
- 顔写真とともに上司も配下メンバーも可視化され、財産である社員のつながりをあらためて感じられた
- 社員情報が可視化されたことで、評価やキャリアプランを話す面談の基礎ができた
ジャパンシステム株式会社様は、1969年の創業以来、金融・通信・エネルギーといった社会インフラ分野を中心としたシステム構築、民間・公共問わずさまざまな産業や分野におけるソフトウェア・ソリューション開発を核に事業を展開してきました。
今回は人財開発本部 人事部 部長 石川様、人財開発本部 人事部 佐藤様、髙際様に独自開発も含めたカオナビ活用について伺いました。
※本記事の掲載内容は全て取材時（2024年6月3日）現在の情報に基づいています。
社員の顔が見えることで存在を強く感じられる
––前のシステムからカオナビへ入れ替えた経緯を教えてください。
石川様：
従来は別のシステムを導入して自社用に細かくカスタマイズして運用していたのですが、修正や変更、追加のたびにコストが高かったこと。それから社員の顔が見えないことが課題でした。
システムがあっても、うまく使えない、新しいものを作れない、では意味がないんですよね。法対応に応じてフォーマットの変更や新規追加も多くなり、ちょっとした変更も自分たちできないのも時間がかかるのも歯がゆかったです。そういったもやもやを解消したくてカオナビを導入しました。
Web上で軽く、簡単に、形にしたいことがすぐできることは、エンジニア経験のない人事労務メンバーにも「こうしたい！」の手ごたえを実感させてくれました。
何よりも、カオナビにして、顔写真の入った組織図機能「シナプスツリー」ができたときは、視界がひらけたように「つながった！」「こんなに社員がいたのね」と感動しました。
データだけでは見えない社員という「財産」をあらためて感じ、身が引き締まりました。
北海道から九州まで全国に事業所がありますし、社員数は当時650人強。お客様先に常駐している社員も多くいる環境だからこそ、顔が見えるということに大きな価値があるんだと思います。
人財開発本部 人事部 部長 石川様
スマートレビューの設計は人事のイメージをよく聞いて設計
––運用開始は評価からですか？
佐藤様：
カオナビは人事労務メンバーがワークフローを最初に運用を始めていました。その後、数値目標でないところでもきちんと社員を評価しようという目的で人事制度の見直しと同時に目標管理をカオナビに移管する計画が進んでいました。
事業部門のSEだった自分が、プロジェクトの切れ間で本社にいたところに、人事から業務経歴のカオナビ化の話しがあり、そのまま人事部へ異動し、本格的にスマートレビューの評価設計と運用に携わることになりました。
元SEの現副本部長が設計を行い、その後を引き継いで目標設定から評価フェーズの変更や評価者・被評価者の設定などリリースまでの細かいテストを実施。リリース後は、自分も高際さんもSE出身で、その経験を活かしながら、もっと使いやすくするために自社独自の仕様でスマートレビューを構築しました。
実際に運用を開始してみると、承認の進捗や履歴がわかりやすくなりました。使ってみて変更したくなる箇所があっても、自分たちで手軽にマイナーチェンジできるので、改善のスピード感が早いのもうれしかったですね。
石川様：
次に完成したのが業務経歴の可視化でした。
佐藤さんをスカウトした当初の目的だったのですが、評価設計が最優先になっていたので(笑)
当社は社員の約８割がSEで、新規プロジェクトがスタートする際に必要なスキルと経験を持つメンバーを集めることがあります。ところが、社員の業務経歴が各部門の事業本部長やシステム部長の間でExcel管理され、人財がブラックボックス化していました。
そこで、各自が業務経歴やスキルをいつでもメンテナンスできるようになり、ワークフロー機能で取得した資格を申請することで、保有資格も可視化できるようになりました。
人財開発本部 人事部 佐藤様
情報の可視化がモチベーションアップにつながる
––ダッシュボード機能など、最近の使い方に変化はありましたか？
佐藤様：
社員の業務経歴と資格情報を把握できたので、ネクストステップとしてダッシュボード機能で情報を図表化して社内に公開しています。
公共事業など入札系のビジネスでは、その参加要件として各資格の保有者数情報を求められることがあり、最近では民間系のビジネスでも依頼が多くなりました。Excel集計していた作業を、今はダッシュボードを見れば情報がすぐに分かるため、以前より時間と手間がぐっと減りました。
取得状況が公開になっていることで、もっと資格を取ろう、推奨しよう、というモチベーション向上にもつながっているんじゃないかと思っています。
高際様：
就業データもダッシュボードに載せています。平均残業時間や有給取得率などは会社のデータとして外部に出すこともありますし、マトリックス機能「シャッフルフェイス」を使えば部署ごとの残業や有休取得の状況が一覧でパッと把握できます。
就業データは別システムで管理・収集してますが、それをCSVデータに落として、カオナビに載せたい項目を抽出してアップロードしています。アップロードは月に一回手動ですが、API連携が簡単にできるので、時間もかからずスムーズです。
ダッシュボード機能の画面イメージ。複数のグラフを一覧で可視化できる
カオナビは仕事のスピード感と意識を上げた
––カオナビを導入して効果があったと感じることはどんなことでしょう。
佐藤様：
カオナビは人事部のメンバーとより使いやすいかたちを一緒に考え、現場からの要望を柔軟にフローに組み込むこともできます。データを見ながら関係者で情報を共有しやすいし、承認フローをどう組み込むかなども検討できます。「機能としてある」だけではなく、みんなが使いやすいかたちで運用できるところがいいですね。
石川様：
カオナビの運用でペーパーレス化・印鑑レス化がほぼ完了し、申請も承認もスピード感が上がっています。テレワークという働き方にもこのデジタル化の恩恵は大きいと思っています。
高際様：
私は定期的な入力業務を中心に行ってきましたが、ダッシュボードで情報を公開するようになって、社員からの問い合わせが確実に減っています。
また、元SEからすると、カオナビはバグが少なく、改善案が出でもすぐに実現しやすいというのも利点ですね。
––社内のみなさんも利点を感じていらっしゃいますか？
石川様：
カオナビで顔が見えるようになったことで、人事だけでなく各部門の管理職のみなさんにも、より高いマネジメント意識が生まれたと感じています。
たとえば新入社員の上司が誰になったのか、配属後や異動後にどのプロジェクトにいるのかなど、社員の情報と顔写真が紐づいているから、頑張っている様子がよく見えるんですよね。人財育成にもつながっていると思います。
人財開発本部 人事部 髙際様
若手層からシニア層までローテーションを促進し、成長と活躍のチャンスを増やす
––今後カオナビで取り組みたいとことはありますか？
石川様：
佐藤さんも髙際さんもノーコードの世界は初めてでしたが、SE経験と探求心を発揮して「より良く」を日々実現してくれています。
今後は会社の未来に担っていく若手層が成長を実感できる環境、シニア層も活躍し続けられる環境をつくっていきたいと考えています。
先日カオナビで、シニア層向けに、定年後に何をしたいか、どう活躍したいかなどアンケートを実施しました。「スキルを身につけずっとスペシャリストで活躍したい」「プロジェクトを持続させるためにスキル継承をしたい」など会社を支えてきた方々の思いを聞くことができ、キャリアプランを整備するニーズが見えてきました。
社員の現在地を知ることで、資格取得や研修をはじめ、ローテーションを促進し、成長できる環境と活躍し続けるための環境づくりに、登録された情報を役立てていきたいと思います。
ITの分野は特に技術やスキルの進化が早いため、そのスピードについていけるように、常にスキルアップが必要ですから。
高際様：
あとはコミュニケーションツールとしての活用も考えたいですね。
現場の人にももっと情報を入力してもらえるように促して、社員同士が褒め合う文化や、仕事外でも交流できる環境を育てるツールにできればと思います。
テレワークやお客様先の常駐もあって難しい部分もありますが、デジタルツールだからこそできることがあるはずです。
佐藤様：
人事だけでなくみんなの意見・アイデアも聞いてみたいです。いま使っている機能でもまだほかに活用できる場面があると思います。難しく考えず、できることを無理のないかたちで実現していければと思います。
- 設立：
- 1969年6月
- 社員数：
- 727名（2024年4月1日現在）
- 業種：
- システム・ソフトウェア開発
