課題
- 社員数が増えて情報管理と手続きの煩雑さに限界を感じていた
- 社員情報を管理するための適切なツールが不足していた
活用法
- カオナビとオフィスステーションを連携させて労務業務の効率化を実現
- ラーニングライブラリで視聴管理でき、ターゲットに届く研修が可能に
効果
- 入退社手続きなどをオンライン化してペーパーレス、業務削減に成功
- シナプスツリーで組織全体を俯瞰する視点を共有できた
切削工具を中核とする機械工具の老舗メーカーであり、独自ブランドを持つ商社でもあるKamogawa様は、国内外に多くの拠点を持ち、この10余年で社員数を大きく伸ばしてきました。会社が成長するなか、増えた人材の情報管理に限界を感じてカオナビを導入。オフィスステーションとの連携で社員情報の可視化、ラーニングライブラリの導入で人材育成を目指しました。2021年に取締役社長に就任され、カオナビ導入を決定された竹谷政利様と、執行役員 経営管理部 部長の三上春美様に、活用の状況と展望について伺いました。
※本記事の掲載内容は全て取材時（2024年2月5日）現在の情報に基づいています
組織拡大で労務管理ツールの導入が急務に
––はじめにカオナビ導入の経緯についてお聞かせください。
竹谷様：当社はもともと、砥石の製造販売業として1949年にスタートしました。1970年代以降、国内外に展開する商社兼工具メーカーとして事業を拡げてきて、特にこの10年ほどで社員数が倍増しています。以前はExcelで何とかなっていた社員情報の管理も、200人規模になると限界を感じるようになっていたんです。
三上様：給与・賞与などの賃金データと社員情報を紐づけた資料を準備するのに時間がかかっていました。年齢・役職・異動履歴・入退社情報などは都度手動で更新するなど、特に労務面でかなり課題を抱えている状態でした。
竹谷様：その課題解決に何かいいツールがないかといろいろ探したんです。
そこで新しく契約した社労士事務所さんから労務システムのオフィスステーションを提案されて、衝撃を受けましたね、「こんなに便利なものがあったのか！」って(笑)
さらに、タレントマネジメントシステムというものがあって、それなら労務以外の人事課題も解決できる。加えて、カオナビならオフィスステーションと連携できると知って、「私たちの課題を全部解決してくれるツールに出会えた」と思ったんです。
––まず労務業務の効率化から始められたんですね。
竹谷様：そうです。そして、やるなら一気に、とシステムを一新したんです。
まずオフィスステーションにデータを移行、同時に連携したカオナビで社員情報が管理できるようにしました。
そうすると組織全体が見渡せて、人員の偏りもわかりやすくなった。人事異動や人材育成も、ぐっと考えやすくなりました。
三上様：カオナビで全員の顔が見えるようになるというのが、私としても魅力に感じた点でした。社員数が増えて、拠点も地理的距離があって、顔と名前の一致しない人が多かったんですよ。それぞれの顔と一緒に情報が見えると、一人ひとりのイメージが捉えやすくなって、親近感が違いますね。
竹谷様：顔写真を載せるのを嫌がる人もいるかもしれないと思ったのですが、思ったより抵抗も少なくて、社員たちにも好評です。
取締役社長 竹谷政利様
データにアクセスしやすく、ペーパーレス化も実現
––実際にシステムを一新されて、どんな変化がありましたか？
三上様：まず、賞与や昇給の検討資料準備がとても楽になりました。役職、等級、給与や賞与額の履歴も、全部がつながって見えて、一覧にもできるため、簡単に分かりやすいデータが手に入ります。労務業務全体がスムーズになりましたね。
以前は社労士さんに“管理していただいてる感”が強かったんですが、今は自分ですぐ確認できる。社員情報に変更があってもオフィスステーションから自動で連携されて、カオナビでも常に最新の状態で見ることができ、管理者間で同じ情報を共有できるため話が早いんですよ。
––そのほかに変化はありましたか？
三上様：ペーパーレス化も大きな変化です。社員の住所変更・扶養変更・入退社登録などが、電子申請できるようになりました。そしてその変更内容が自動で、毎日カオナビに反映されるのです。
それから、「カスタムガジェット」での表作成も便利ですね。男女比や平均年齢などの、採用に必要なデータ・会社ホームページに載せる情報も、カオナビに集約した情報を使って簡単にグラフ化でき、ほぼそのまま資料として使えるのがいいですね。
––労務業務以外の変化はいかがでしょうか？
竹谷様：社員情報の管理・利用が、「極端に」と言っていいぐらい楽になりました。
たとえば、先日、来年度新入社員の配置を検討したときなどは変化が顕著でした。カオナビで組織図と情報の掛け合わせでマトリクス図を生成できる「シャッフルフェイス」を見ながら会議をしたところ、どこに人員が足りないかが一目で分かった。複数人で意見を言い合いながら議論できて、スムーズに納得感のある決定ができました。
以前はそれぞれが自分の意見を主張するばかりで、こういった建設的な議論はできていませんでした。それは、全体を俯瞰して見ることができていなかったのが原因だったんですね。組織の現状をわかりやすく可視化して、俯瞰の視点を共有できたことは大きな変化でした。
––社員の皆さんから反応はありましたか？
三上様：オフィスステーションとカオナビも同時に導入して、いろんな管理や申請のやり方が一気に変わりましたが、社員も問題なく馴染んでくれているように思います。
竹谷様：意外だったのが、社員の性格タイプを知れる「エニアグラム」がかなり好評なんですよ。気にする社員がどれほどいるか、少し疑問に思いながらもスタートしたんですが、これが思ったよりずっと好反応が大きい。
コミュニケーションのきっかけにもなっています。写真と合わせてほかの社員の情報も見ている人が多いようですし、カオナビのログイン率アップにも貢献しているかもしれない。これから評価機能「スマートレビュー」の本格運用が始まるところですから、いい機運ですね。
オフィスステーションの情報を更新すると、カオナビの登録情報も自動で更新される
管理がしやすく効率的なラーニングライブラリで新人研修
––学習管理機能「ラーニングライブラリ」も導入されましたね。どんな使い方をしていらっしゃいますか。
竹谷様：「とりあえずやってみよう」とトライアル的に運用を始めたばかりです。入社にあたって知っておいて欲しい社内ルールや、砥石商社として始まった会社のルーツなど、いくつか動画にまとめて「ラーニングライブラリ」に集約しています。
たとえば新入社員研修などは、入社があるたびに毎回同じような内容を説明しなくてはいけない。それが動画で見られれば、教えるほうは負担が減りますし、教わるほうも、時間があるときに何度も見返せて便利ですよね。
それに、「ラーニングライブラリ」では誰に見せたいのか、誰が見たか、誰が見ていないかということがきちんと管理できますから、一方通行で終わらない。
––そもそも研修に動画を運用する構想は元々あったのでしょうか？
竹谷様：以前から研修を記録していて、動画で共有したいとは思っていたのですが、保存場所と管理に悩んでいたんです。その点、「ラーニングライブラリ」は手軽でちょうどいいですね。
カオナビさんに提供してもらっているプリセットの教材動画も便利ですよ。「個人情報保護・管理の虎ノ巻」とか「コンプライアンスの虎ノ巻」とか、丁寧に作ってあって、分かりやすい。それに1本ずつの尺が短いのもいいですね。私たちの動画教材を作るときの参考にもしています。
とはいえ対面の講習会をやらなくなるということではありません。一度動画で学習してもらって、その後対面で研修する、なんてハイブリッドな使い方もできるといいと思っています。
今後はリーダーになる人材を育てることにも力を入れたいと思っていますし、現場の技術を伝える一助にもしたい。いろいろ試行錯誤してみたいですね。
執行役員 経営管理部 部長 三上春美様
スマートレビュー運用開始でカオナビの本領発揮
––これから評価機能「スマートレビュー」の本格運用ということですが、今後の展望などをお聞かせください。
竹谷様：全社で「スマートレビュー」が使えるようになると、それこそカオナビの本領発揮ですよね。
約200人の社員一人ひとりの仕事を細かく見ることはできませんが、本当は現場まで目を届かせたいし、もっと見てほしいという社員の声もありました。
カオナビでそれぞれの仕事が可視化できれば、公平な評価ができるし、自分たちの頑張りが評価されれば社員たちみんなうれしいですよね。カオナビは各機能のカスタマイズ性が高いので、いろいろ試しながらでもうまく運用していきたいと思っています。
カオナビというツールを得て、それが会社の土壌に浸透してきて、今後タレントマネジメントの幅がもっと広げられるんじゃないかと楽しみにしているところです。
- 設立：
- 1949年12月
- 資本金：
- 1000万円
- 社員数：
- 200人（グループ合計 2024年1月時点 ）
- 事業内容：
- 機械工具を中心とした生産財総合卸およびPB商品の製造販売
