課題
- 評価業務を全てExcelで行っていて、人事・管理職ともに手間がかかっていた
- 社員の課題・目標管理やタレントマネジメントを進めたいと考えていた
活用法
- 部課長層の評価業務をカオナビに一本化
- データベース機能を活用し、従業員一人ひとりの育成シートを作成
効果
- 人事・現場・マネジメント全員の評価業務の大幅な負担軽減に成功
- マネジメントツールとしても活用することで管理職を支援
日産自動車グループ内で幅広くビジネスサービスを提供する日産クリエイティブサービス様は、2022年11月からカオナビを導入、評価業務を中心に活用を始めました。
評価シートのExcel管理からスムーズなカオナビ移行を果たし、タレントマネジメントにも取り組む同社経営管理本部 人事部 主管 佐久間晋哉様と経営管理本部 人事部 市村弘樹様に、カオナビならではの利点や今後の活用計画などを伺いました。
※本記事の掲載内容は全て取材時（2024年4月22日）現在の情報に基づいています。
現行評価シートを再現して導入をスムーズに
––はじめにカオナビ導入の経緯についてお聞かせください。
佐久間様：
2022年に部課長評価制度を改定したことがそもそものきっかけです。
従来はExcelで評価シートを作成し、メールで配布回収をして、評価結果を人事で一つにまとめていました。これが全部手作業ですから、ミスの原因になっていましたし、作業量が多いため、人事・役員・各部署の管理職のそれぞれに負担がかかる作業でした。
そこで、評価業務の効率化を目的に、何らかのシステムを導入することを検討しはじめたんです。
市村様：
関連会社でカオナビを導入しているところがあって、それもきっかけになりましたね。従来の評価業務の工数を人事・役員・管理職でそれぞれ洗い出して、カオナビ導入による工数削減、労務費削減のメリットが高いことを役員層に説明して承認を得ました。
――ほかのシステムも検討したなかで、カオナビを選んだのはどういった理由ですか？
市村様：
導入実績とセキュリティ面で安心できたこと。加えて商品名の通り、顔写真で直感的な操作ができて、シンプルで分かりやすい操作性も良かった。そして何より魅力的だったのが、現行のExcel評価シートの再現性の高さです。
移行時の混乱を避けてできるだけ違和感なく利用したくて、現行の評価シートを再現できるかどうかにこだわっていました。検討した他のシステムでは制限があってうまく再現できなかったのですが、カオナビは自由度が高くて、見た目も操作性も希望に叶うシステムでした。
2022年11月に導入して2023年1月から運用開始というタイトなスケジュールだったのですが、カオナビのヘルプページや担当さんのサポートの手厚さにも助けられましたね。
経営管理本部 人事部 主管 佐久間晋哉様
評価にかかる業務時間が9割減に！
――主にスマートレビューを使って評価管理をしていらっしゃるということですね？
佐久間様：
2023年1月から、評価機能「スマートレビュー」で部課長層の「貢献評価」と「業績評価」の評価フローを運用し始めました。
元々、当社で働く全ての人共通の価値観であり日常の行動指針になる「NICS WAY」というものがありましたが、2022年に今までのNICS WAYを進化させ、新しいNICS WAYを設定することになりました。改定した部課長評価制度ではこの「新NICS WAY」が「貢献評価」の指標となっています。
「業績評価」としては、4～6月の期初に目標設定を行い、10～11月の期中に課題の進捗確認として中間面談、年度が締まった後の4～5月に、達成度確認とその評価を実施しています。そのすべてカオナビ上で運用していますので、「スマートレビュー」は年間通して活用しています。
市村様：
以前は、一次評価、二次評価、人事での確認と一覧化、というすべての工程をメールでやりとりして、Excelで運用していました。もちろん各段階で依頼や進捗確認のメールも必要でしたし、オペレーションミスもありました。
それがカオナビ化することでほとんどなくなったんです。各部署の管理職と人事あわせて、オペレーションにかかる時間が、年間で9割減っています。大幅な業務改善になりましたね。
被評価者に自己評価を入力するよう依頼する時などは、カオナビ上の設定項目に合わせて入力するよう頼むので、被評価者にとっても分かりやすく、手間が減りました。
進捗管理もリマインドも、集まった結果の集計もすべてカオナビで完結できるため、役員会議への報告資料を手動でまとめなくても、以前とあまり変わらない帳票が出力できます。人事担当としても業務削減が叶い、大変助かっています。
経営管理本部 人事部 市村弘樹様
社内からの反響を受け、評価の枠組みを全社に拡大
––社内での反応はどうでしたか？
市村様：
職場の抵抗感は少なかったと思います。導入初年度は、操作マニュアルを準備した上で、説明会を開催するなど念入りに周知を行いました。そのおかげもあって、トライアル期間は設けなかったのですが、大きな混乱もなく、部課長層にカオナビを受け入れてもらえたと感じています。
役員からも「楽になった」と好評です。やはり、元の評価シートの再現性の高さにこだわったのは正解だったと思います。
––現在は部課長層のみですが、近く一般層にも広げる予定とのことですが。
佐久間様：
そうですね、「いつから使えるようになるのか」「早く導入してほしい」という職場からの期待の声があったんですよ。
部課長層の評価業務を先行しましたが、順調に運用できることがわかったので、今年度からは一般層を加えた全社員の評価をカオナビに集約する予定です。
一般層については今年度より評価制度を見直すことになっていて、評価項目の大幅な見直しとともに自己評価を導入します。人数がかなり増えますが、新制度をスムーズに移行できるよう準備しています。納得感のある評価が実現できるよう、カオナビを活用していきたいですね。
カオナビについての社内説明時の資料から抜粋
人は資産。人材情報の集約で社員の育成計画も視野に
――ほかの機能も含めて、これからのカオナビ活用をどのように考えていらっしゃいますか？
市村様：
まずは「スマートレビュー」で全社的な評価情報を蓄積していくこと。それが、異動しても新しい上司が過去の評価結果を簡単に探せるなどのメリットにもつながると考えています。
それから、評価情報以外にも、Excelで管理していたデータを極力カオナビに集約していきたいとも考えています。今は評価を実施するための最低限必要な情報のみをデータベース機能「プロファイルブック」と組織図機能「シナプスツリー」に登録しているのですが、タレントマネジメントの視点で情報の一元化を進めたいです。
というのも、新しい中期経営計画の柱のひとつに人的リソースへの投資が挙げられていて、人材育成や社内コミュニケーションの活性化に会社としてより力を入れていく方向なんです。
具体的には、「シナプスツリー」を活用し、現状部署ごとにExcelで作成しているレポートライン・担当業務を明確化した組織図をカオナビ化することがひとつ。それから、「プロファイルブック」を活用し、人材育成を目的としたプロモート計画(プロモーションシート)を作成することを計画しています。
また、今まで定着していなかった1 on 1を定期的に実施、面談記録を共有して、一人ひとりと向き合ったコミュニケーションをとる環境づくりも必要だと考えています。
佐久間様：
プロモーションシートというのは、今まで管理職やリーダー層にプロモートを考えている方を対象に、一人一枚Excelで作っていたもので、その人の強みと弱みなどを記入していたものです。そこから、課題を通じて達成したい目標を設定、達成度確認などもしていました。それを今後は適用範囲を拡大し、カオナビで運用する予定です。
カオナビに情報を蓄積していくことにより、専門性の高いスキル向上や、リーダー候補の人材育成など、全社員のタレントマネジメントを実現したいです。
優れたプレイヤーがすなわち優れたマネージャーかというと、そうとは限らないですよね。どうしても人によって差が生まれてしまう。それゆえに完璧なマネジメントの実現は難しいことですが、管理できなかった部分をツールで補うことはできます。対話を増やし、プロモート計画を練り、タレントマネジメントを推進していくために、カオナビでできることがいろいろあると感じています。
- 設立：
- 2004年4月
- 社員数：
- 2985人（2024年4月1日時点）
- 事業内容：
- 日産自動車グループのサービスサポート業
