課題
- 本社と店舗が離れていてスタッフの顔や人となりがわからない
- 月次報告や申請をFAXや郵送で行っており手間のほかミスも起こりがちだった
活用法
- プロファイルブックに全スタッフの顔写真を掲載
- 連絡や報告・申請をワークフローで一本化し、スマホで運用
効果
- 顔が見えるだけでなく異動履歴なども把握。人材育成の道筋も見えてきた
- 目標管理とフィードバックもでき、経営層の現場把握にもつながった
岐阜に本社を置き、愛知・東京に８件の直営店と、全国に3ブランド50件のフランチャイズ店舗を展開するヘアサロンチェーンの株式会社サムソンSophia様。
人材管理、毎月の報告・申請業務など、スタッフ全員にPCがない環境でどのようにカオナビを活用しているのか、同社の管理部 課長 岩井孝浩様と、直営店ブランコ青山のサロンアシスタントマネージャー カラーリストの佐伯晴香様に伺いました。
※本記事の掲載内容は全て取材時（2024年7月19日）現在の情報に基づいています。
美容室の現場ではスマホ運用がカギ
––はじめにカオナビ導入の経緯についてお聞かせください。
岩井様：
もともと、岐阜の本社では会議室に大きい掲示板を置いて店舗ごとにスタッフの顔写真を貼っていました。遠い都心部や名古屋などの店舗の現状把握には役立ったのですが、更新や管理の手間もかかっていました。
当時はタレントマネジメントシステムも多くはなかった頃で、顔が見えることを重視するのはカオナビぐらい。これがあれば全員の顔を見られると導入を決めました。ですから、タレントマネジメント目的というよりは、スタッフ全員の顔を見たい、ということを重視しての導入だったんです。
カオナビ導入の目的としては少々珍しいかもしれませんが、導入の効果は想像以上に高かく、スタッフにもスムーズに受け入れらました。
––導入がスムーズだったというのは、どのような点ですか？
岩井様：
導入のタイミングが良かったと感じています。
美容室は一般的なオフィスと違って一人一台PCが貸与されていませんし、そもそもPCを使い慣れていないスタッフもいます。なのでスマホで使えることが必須なんです。
その点、カオナビの導入がちょうどワークフロー機能が実装されてスマホで使えるようになったタイミングだったので、初めからスマホでの利用ができたことが大きかったと思っています。
スタッフからワークフローの使い方で質問を受けたことは一度もありませんから、わかりやすく、受け入れられているということだと思います。
管理部 課長 岩井孝浩様
月次報告をFAXからワークフローに変えて大幅業務削減
––ワークフロー機能はどのようにお使いでしょうか。
岩井様：
スタッフは全員、月末になると月の活動報告をします。サロンでどのような仕事をしたかという振り返りと、当月の売り上げなどの数字、次月の目標とアクション計画などを店長に提出し、本社にも提出するものです。また、出張などの経費精算も休暇申請も月末にまとめて申請します。
以前はこれらをすべて紙に手書きで、FAXや郵便でやりとりしていましたが、カオナビのワークフローに完全に切り替えました。
ワークフローの画面イメージ。申請項目の形式やレイアウト、承認・回覧者の設定を自由に設定できる
––どのような効果がありましたか？
岩井様：
導入後は今までの業務負荷削減はもちろん、手書きの時に頻発した書き洩らしや読みにくさも解消されました。また、カオナビを見れば出張報告の有無がわかるため、出張交通費の精算申請だけが提出されていて出張報告がなく、何の交通費かわからずに経理から本人に問い合わせする、というような手間もなくなりました。
FAXは店舗からの送信ですから、自宅に帰ってから「忘れてた」となっても送信できませんが、カオナビならスマホからできる。本社から何か問い合わせすることがあっても、店舗に本人がいる時間を狙って電話するより、カオナビで連絡したほうがお互いに楽です。
また、各種申請書のフォーマットを変更しても、申請用紙をまとめてコピーしてある店舗では変更に時間がかかることもありましたが、カオナビはWeb上で完結するためそういった悩みもありません。
報告がないとスタッフたちがどんな仕事をしているかが見えにくかったのですが、ワークフローで報告が来るようになって、把握できる情報が増えました。
佐伯様：
店舗内でも、本社からの指示書などのFAXを回覧することがなくなりましたし、スタッフ個別宛のFAXを配布したり、問い合わせにFAXで回答したりする手間がなくなりました。
普段は接客などで忙しく、どうしても情報の確認が二の次になってしまいがちですが、まずスマホでカオナビを見ればいいので、迷うこと、見逃すことがなくていいですね。
ブランコ青山 サロンアシスタントマネージャー カラーリスト 佐伯晴香様
カオナビを通してスタッフを理解し、成長を助けたい
––ほかの機能はどのように使っていらっしゃいますか？
岩井様：
スタッフから毎月提出される1カ月の振り返りに対して、毎回店長がフィードバックコメントを入れ、必要があれば面談をするのですが、コメントと面談記録は評価機能「スマートレビュー」に集約されています。店長のコメント集のようになっていて、受け手がまとめて見返すことができるのが好評です。
また、講習会の案内など、返信や反応が欲しい情報はスマートレビューで通知し、勉強会の参加レポート提出など、一方通行でいい情報はアンケート機能「ボイスノート」で提出として、目的によって使い分けています。
––データベース機能「プロファイルブック」についてはいかがでしょうか？
佐伯様：
こういう業態だからこそ閲覧の機会が多いと思います。3カ月に一回は店舗の異動を含めたスタッフのローテーションがありますから、知っている人に連絡を取ろうとしても、以前は在籍店舗を探すところから手間がかかっていました。
いまはどこの店舗にいるのかプロファイルブックで簡単に確認できます。異動してきたスタッフが、どこから来たどんな人かもすぐにわかるため、お互いに馴染みやすくなりました。
岩井様：
本社の者と現場のスタッフが会うことは少ないんです。年に一回全社的に集まるイベントがあるのですが、お客様も一部いらっしゃるし、お互いに誰がどこの人かわからない。だからこそプロファイルブックはもっと充実させたいと考えています。
––それを踏まえて今後の活用展望はありますか？
岩井様：
資格管理に近いかたちで、各人の技術力の把握ができればいいですね。社内で設定しているランク別技術習熟テストにどこまで合格しているか、それが早いか遅いか、といったことも見えるようにしたいです。技術習得に貪欲か、どの分野が得意か、そういった情報にも人柄が出るものです。
今のプロファイルブックには顔写真と名前と異動歴などが入っていて個人情報は最低限ですが、もっと人となりがわかるような情報も増やしていきたいです。スタッフにも馴染んでいる機能だからこそ、より良くできるのではないかと思います。
また、学習管理機能「ラーニングライブラリ」の導入を検討中で、技術を教える動画を準備しています。もちろん対面で実技講習はしていますが、何度も見返して復習できる動画があれば役に立ちます。視聴記録も把握できるといいと考えています。
全てのスタッフは店を支える大事な仲間。それぞれの人物を把握して、技術を磨いたり、成長の手助けをしたりしていきたい。そのためにカオナビが多方面で役立つツールになると期待しています。
- 設立：
- 2021年2月
- 社員数：
- 130人（2024年7月1日時点）
- 事業内容：
- ヘアサロン経営・フランチャイズ加盟店経営
