Sansan株式会社は、「営業を強くする名刺管理」をコンセプトとした世界初の法人向けクラウド名刺管理サービスである『Sansan』と、「名刺をビジネスのつながりに変える」をコンセプトとした個人向けの名刺管理サービスである『Eight』を開発・提供しています。事業開始から7年あまり、『Sansan』は契約社数約1500社、『Eight』の個人会員は約50万人にも及びますが、今後も「ビジネスの出会いを資産に変え、働き方を革新する」というミッションの実現に注力し、グローバル展開や更なる会員数増加を目指して成長を続けています。
今回は、カオナビを導入した経緯とポイントについて、同社取締役、コーポレートコミュニケーション本部長の角川氏にお話を伺いました。
カオナビを選んだ理由1
Excelでの管理では、人事情報の共有はできない。 成長スピードを落とさないために、 早い段階でのクラウドサービスへの乗り換えを決意。
カオナビ導入前は、どのような課題がありましたか？
ExcelやGoogleドライブといった現状の管理ツールではアクセスコントロールがきかない。 せっかく管理している人事情報も、共有されず、上手く活用されない状態に。
従業員数が増え、100人を超えるようになると、社内では人材管理に関する課題感が少しずつ増し始めました。人事部門では、「こんな情報を管理したい」という項目が徐々に増えるにつれて、あらゆる情報がバラバラに管理され、分散するようになり、メンテナンスに多大な手間がかかるようになりました。取締役陣や古株の社員からは、「最近新しい社員がどんどん入ってきて、名前が覚えられなくなってきた」という声、また現場社員からは「顔と名前は分かるが、もっとお互いの情報を知りたい」という声が挙がるようになりました。
もちろん、手間をかけて管理している人事情報はたくさんありましたが、いざ使いたい時にどの情報がどこにあるのか分からずすぐに出てこなかったり、現状利用しているExcelやGoogleドライブといった管理ツールではアクセスコントロールが自由にきかず、公開できる情報に限りがあるために人事部門のみで管理され、共有出来る状態ではないなど、せっかく多大な手間をかけて管理している人事情報も、上手く活用されないという状態に陥りつつありました。
人事システムの導入を決意した背景とは？
小さい規模でスタートでき、従業員が増えればスケールする。 成長速度の速いベンチャー企業には、「クラウドサービス」はもってこい。
上記に挙げた課題は、今すぐに事業や経営に何らかの影響を及ぼすような、重大な問題ではないかもしれません。大企業であれば何か問題が発生してから、その問題に対処するケースが多いでしょう。
しかし、当社は速いスピードで事業展開をしなければならないベンチャー企業です。どんな組織的問題も、感じた時点ですぐに対応するというマインドを持っています。システムに対する投資に関しても、「ゆくゆくはこうなるだろうから、前もって導入しよう」という感覚です。今回も、小さな課題を感じた時点で即座に、人事情報を一元化するための人材データベースの導入を決定しました。
当社のようなベンチャー企業に、「クラウドサービス」はもってこいだと思います。従業員が少ないときには小さい規模でスタートでき、大きくなってもスケールするからです。むしろ、クラウドの人材データベースであれば、規模が小さな段階で前もって導入するべきだと思います。大きくなってから導入するよりも、導入にかかるコストは格段に抑えられるはずです。
カオナビを選んだ理由2
「使われない」システムでは意味が無い。 人事情報を全社で共有するには、「使いやすさ」が最も重要。
カオナビを採用されたポイントを教えてください。
「項目設定の柔軟性」「自由なアクセスコントロール」「分かりやすいインターフェイス」 “人事情報を共有する”というコンセプトは、カオナビだけだった。
一言で“人事情報を一元化する”といっても、そもそも「人事情報」の定義は、会社によって様々だと思います。管理したい項目も使い方も、評価制度も会社によって違う。それらの情報を一つのシステムで管理するわけですから、人事システムには「柔軟性」が求められます。 もちろん、「柔軟性」という観点のみで考えれば、Excel管理でも十分かもしれません。しかし、「共有する」という観点が入った途端、Excelは使えなくなってしまいます。
会社や人事が人を管理するために必要な情報だけでなく、社員同士が相互理解を深めるために知りたい、スキルや個性、強みといった情報も、「人事情報」の一つの側面です。先に挙げた「共有する」という観点が加わるのも、こちらの側面の情報だと思います。成長速度の速いベンチャー企業においては、上司からの指示を待つだけでなく、メンバー同士が共同して自立的に組織を動かしていく場面が非常に多いため、より深くお互いを理解している必要があり、情報共有ニーズが極めて強いのです。
今回、当社がカオナビを導入した最大のポイントは、この「人事情報を全社で共有する」という思想です。もちろん、項目設定の柔軟性や、データの投入がCSVで簡単に行える点も、管理する人事部門にとっては選定の重要なポイントとなりました。しかしそれ以上に、現場社員も同じシステムにアクセスし、全社で情報を共有することを想定したときに、アクセスコントロールが自在に行えること、分かりやすいインターフェイスで誰でも簡単に操作できること、といったカオナビの特徴は、導入の決め手となりました。
多くの人事システムは、「会社」又は「人事」のみが管理することを前提として作られており、全社で情報を共有したいというニーズを満たしているシステムはごく稀です。
今後、どのように活用を進めていこうとお考えですか？
結局のところ、「使いやすい」かどうかで運用に乗るかどうかが決まる。 システムの費用対効果にかかる重要な係数は、「使われる」ということ。
当社もクラウドサービスを提供している会社ですが、結局のところ「使いやすい」「使いにくい」という要因により、その後きちんと運用に乗るかどうかが変わってしまうと思います。大抵の会社は、「使われる前提」でシステムの導入を検討し、「導入しても使われない」というケースは想定しません。
しかし実際は、どれほど機能が充実していても、使いづらい、分かりにくいという理由で運用に乗らないというケースが多い気がします。システムの費用対効果にかかる最も重要な係数は、この「使われる」か「使われない」か、ということなのです。
その点カオナビは、非常に分かりやすく、一般社員にとっても簡単に操作できるため、これからどんどん「使われる」システムとして社内に定着させ、日々のマネジメント、社員同士のコミュニケーションのインフラとして活用を進めていきたいと思っています。
ベンチャー企業だからこそ、社員一人ひとりの能力を最大限に活かすことが必要ですし、そのためには社員同士がお互いのことをきちんと理解していくことは、今後も重要なテーマの一つです。
- 設立設立
- 2007年
- 事業内容
- クラウド名刺管理サービスの企画・開発・販売
- スタッフ数
- 100名 (2014年1月末現在)
- 平均年齢平均年齢
- 32歳 (2014年1月末現在)
- 男女比
- 7:3
