課題
- 評価をはじめとした人事業務がアナログで効率が悪かった
- データ連携時にCSVのデータを加工する手間が発生していた
活用法
- 「カスタムCSV」の活用でデータ加工の手間を大幅に削減
- 評価の電子化や人材発掘の効率化など多岐にわたって機能を活用
効果
- データ連携時に発生していた業務時間を12分の1に削減
- 人事課題に対してまず「カオナビでできるか」を検討し解決につなげている
調剤薬局の分包作業に欠かせない全自動調剤分包機を主力製品として取り扱うタカゾノ様は、1963年創業。業界のリーディングカンパニーとして発展を続けてきました。
今回は同社の総務部 人事課のO様、T様に、CSVデータ連携の手間を大幅に削減するカオナビの活用方法を中心にお話を伺いました。
※本記事の掲載内容は全て取材時（2024年6月11日）現在の情報に基づいています。
※ご本人の希望に沿ってお名前をイニシャルで表記しています。
他社とつながれるユーザーコミュニティこそカオナビの真価
––はじめにカオナビ導入の経緯についてお聞かせください。
O様：
当社は創業以来、市場の変化とともに成長し、特に1974年の医薬分業と1990年代の本格化に乗じて事業を拡大してきました。当然、これに合わせて社員数も増加の一途を辿りました。
そうした中で、人的管理においてもさまざまな取り組みを実施しましたが、どちらかと言えば「点」の取り組みを積み重ねていくイメージだったのです。
人的資本経営が叫ばれる中、こうした「点」の取り組みを統合する必要性を強く感じ、カオナビの導入検討に至りました。
T様：
特に現代の人事業務は法改正対応や採用、教育などの一貫した人材開発の目線において非常に流動的で、これまでのルーティン業務を回すやり方だけでは、その役割を果たせません。当社としては2008年から目標管理制度を導入し、人事評価シートをExcelで運用していました。一方で作業効率や管理コストの観点から、どこかで業務を効率化しなければならないという感覚は持ち続けていました。
––2019年ごろから本格的なシステム検討をはじめ、最終的にカオナビを選んだ理由は何だったのでしょうか？
T様：
システムの使いやすさや、やりたいことができるかはもちろん重要でしたが、そのほかに他社様の人事担当者と交流できるユーザーコミュニティの取り組みが大きな魅力でした。
実際にコミュニティに参加してみて、他社様の担当者がどのような課題を持っていて、それをカオナビでどうやって解決しているのか、施策に結びつけるのか、など参考になる点が多いです。
人事担当者は他社様とつながる機会があまりありませんが、カオナビさんは現役の契約企業数が多いため、コミュニティ参加によって交流の輪が広がりやすい点も大きな強みだと感じます。
O様：
当社としては試してみたいこと、実現したいことが数多くありました。各社様のシステムはそれぞれにコンセプトや特徴がありましたが、カオナビは設計の自由度が高いため、システムの要件に縛られずにやりたいことを柔軟に反映できる点が強みであり、当社の意向とマッチすると強く感じました。
人材データ単体では意味を見出しづらいものでも、カオナビに蓄積して可視化することで、思わぬ発見につながることがあります。データの蓄積を前提としたシステム運用の考え方に共感した点も、導入の理由になっています。
「カスタムCSV」機能でデータ連携の手間を最大12分の1に削減！
––特にタカゾノ様では、CSVデータ連携時のデータ加工の手間を大幅に削減し、自動連携も可能にする「カスタムCSV」機能を活用されているとのことでした。活用状況を教えていただけますか？
T様：
新卒社員、中途入社社員が入社したタイミングで、カスタムCSV機能を使って社員情報をカオナビに取り込んでいます。
従来のカオナビ入社登録においては、各種人事情報をはじめとした膨大なデータを非常に手間をかけながらCSVでアップロードしていました。このような対応が多いときは月2回発生しており、月単位で換算すると7～8時間かかっていましたが、カスタムCSVで一度データの型を設定してしまえば、以降はごく少ない作業でデータを連携できるようになりました。
カスタムCSV導入にあたっては、カオナビさんのサポート対応部門から直接ご連絡をいただき、利用方法を丁寧にご説明いただけたことも相まって、操作自体も非常に簡単で、カオナビの基本操作さえ把握できていれば問題なく作業できました。
––カスタムCSV導入以前はどのような手間が発生していましたか？
T様：
社員情報の取り込みには、データベース機能「プロファイルブック」に情報をアップロードする作業が発生します。入社のタイミングにおいて各種人事情報をはじめ、目標管理制度の適正運用を目的に資格等級別に設定された多岐にわたる期待行動要件や、従業員代表制度の公募選出に必要な細かい所属区分・労働保険の管轄などの膨大なデータを取り込んでいたため、以前はCSVのデータを都度加工していたのですが、その手間が一切なくなりました。
毎月平均して7-8時間かかっていた作業が20-40分に短縮できたので、これは非常に大きな効率化だと感じています。作業が簡単になったので他のメンバーに業務を割り振りやすいのもうれしい点ですね。
カスタムCSVのイメージ画像
「カオナビで解決できるか」を最初に考えるようになった
––そのほかに活用している機能はありますか？
T様：
ポジション管理機能「ポジションマッチング」で、昇進・昇格の時期にあわせて要件を満たす社員を人事側でピックアップしています。
昇進・昇格の基本運用としては、各部署で人材の評価履歴や滞在年数をプロファイルブックで確認していただき、要件を満たしていればワークフロー機能で申請してもらっています。
人事側では、要件を満たした社員がきちんと申請されているかどうかの確認にポジションマッチングを使っている状況です。
部下の昇格のタイミングを可視化し、申請漏れの確認もできるため、人材育成の取りこぼしを防ぐことができています。今後は所属履歴や資格などの情報を盛り込むことで昇進・昇格に限らず人事異動の検討への活用など、さらなる活用が見込めると考えています。
––カオナビを運用して感じた効果やメリットはありますか？
T様：
評価の運用で評価機能「スマートレビュー」を活用しています。Excelでシートを運用していたころの集計作業は、3人で6-7日間ほどかかっていましたが、今は2人で4-5日間ほどまで工数を削減できています。
O様：
まだカオナビ導入後１年半程度ですが、活用の幅が広がっていると感じます。何か人事の中で課題が生まれたときに、まずカオナビで解決できるか？を考えるようになりました。そして、大抵のことはカオナビで解決できてしまいます。
例えば1on1面談などで上司にキャリアプランをヒアリングしてもらい、ヒアリング対象者に合わせた人材育成を検討しています。
また、中核人材となりうる情報があれば、人事に共有し報告してもらい、アンケート機能「ボイスノート」を活用して、人材開発に関する目線を他部門と揃えるための仕組みを徐々に実現しています。これにより、早期の人材発掘が実現できると期待しています。
ほかにもダッシュボード機能で、将来の会社の年齢比や人員構成のシミュレーション結果を可視化することで、新卒採用へ注力する必要性を確かな根拠として持つこともできました。
「使いやすさ」と「効果的な運用」の両軸で活用を進めたい
––今後のカオナビの活用展望を教えてください。
T様：
人事戦略を考える上での分析の下地がようやく整ってきて、これからさらに人事課題に対する分析などを進めていきたいと考えています。
一方で、社員全員が慣れ親しんだシステムかというと、そうとも限りません。カオナビは社員にとっても便利な機能が多くありますので、さらに社内に対して浸透させていきたいです。その方が最終的には会社全体のメリットになるはずですので。
O様：
一部の部署からは、自部署でもカオナビを活用したいという声が挙がってきています。利用者にとっての使いやすさと、人事部門として最大限効果を発揮できる運用方法、その両軸を意識しながら、柔軟にカオナビの運用を考えていきたいと考えています。
- 設立：
- 1963年8月
- 社員数：
- 845名（2024年3月31日現在）
