活用テクニック

所属の予約設定は、所属を指定した未来日に更新できる機能です。
予約設定を事前に行うことで、組織変更の当日に後追いで作業する必要がなく、正確な内容で組織図を更新することができます。

設定は管理者機能の「所属ツリー管理」より行います。

予約の実行日を決め、その日に実行するタスクを作成します。
各タスクでは、所属の追加・変更・削除のいずれかを選び、詳細を設定していきます。　

例えば所属を新たに追加したい場合は、新しい所属の「所属コード」「所属名」「親所属」などを指定します。設定した予約タスクは一覧で確認できるので、組織図更新に必要なタスクが漏れなく設定されているか確認しましょう。

予約タスクは予約日の深夜～早朝のうちに実行され、当日には最新の組織図を利用可能です。実行の結果は通知ユーザーとして指定された管理者ユーザーに連絡が届きます。

基本情報の予約設定は、従業員（メンバー）の基本情報や兼務情報シートを指定した未来日に更新できる機能です。
異動や昇降格の際には、多くのメンバーに所属・役職・等級・兼務情報などの変更が生じます。予約機能を活用して事前に設定を終え、当日に実行するのがオススメです。

なお、組織図に変更が生じる場合は、先に紹介した「所属（組織図）の予約設定」を先に設定することで、予約した所属情報を用いた設定も可能です。

設定は管理者機能の「基本情報の予約設定」より行い、画面から1人ずつの登録かCSV一括登録が選べます。

画面から登録する場合は、実行日と「どのメンバーのどの項目をどう変更するか」を登録していきます。1つのタスクに対して1人のメンバーの基本情報の変更が登録でき、「所属」「役職」を変更するなど複数項目の指定が可能です。

予約タスクを作成したら一覧画面で予約内容を確認しましょう。

CSVで一括予約する場合は、登録用のCSVを作成しアップロードを行うことで、予約タスクを作成することができます。対象となる従業員が多い場合はこちらの方法がオススメです。

各従業員のカオナビユーザーとしての情報閲覧・利用機能の範囲は、「ロール」という権限セットで管理します。「ロールの一括変更」は、異動や昇降格などによりユーザーのロール変更が必要な場合に、あらかじめ設定した条件でロールを一括で変更する機能です。

例えば、「役職が『課長』もしくは『部長』のユーザーを一律『管理職ロール』に変更する」など、カオナビの情報項目を使った条件を柔軟に設定できます。

一括変更設定は管理者機能「ユーザー管理」より行います。

条件設定の確認のために、条件に合致するメンバーが表示されます。意図通りであれば条件を登録します。

こうした条件を複数作成し、各条件の優先度を変更することも可能です。

条件設定が完了したらロールの一括変更を実行します。実行画面では変更対象となるメンバーと変更前後のロールが確認でき、例外になるユーザーがいれば対象から外すこともできます。

他サービスや基幹システムの情報更新をしたのちに、CSVファイルでカオナビにも登録する運用の場合には「カスタムCSV連携」も有効です。
CSVデータをカオナビ登録用に変換するためのルールを設定でき、都度ファイルの変換作業をする手間が省ける機能です。
設定方法についてはサポートサイトをご覧ください。