活用テクニック

課題

新入社員の人柄を知り、会社に早く馴染める環境を作りたい

新入社員が入社してきたら、１日でも早く会社に馴染んでほしいと思っている。しかし、現場の既存社員から「名前すらも覚えられない」や「どんな人なのか分からないから声をかけにくい」など、新入社員とコミュニケーションが取りづらいとの声があがっている。新入社員の顔と名前や人柄を知ることで、既存社員から積極的なコミュニケーションを取ってもらい、新入社員が入社してすぐに会社に馴染めるような体制を構築したい。

プロファイルブック
エンゲージメント向上
コミュニケーション

施策概要

新入社員の人柄を把握するために自己紹介シートを記入してもらう

既存社員からコミュニケーションが取れるように、新入社員には入社前に自己紹介シートを記入してもらいます。記入の目的や意図、公開範囲を事前に説明をしたうえで、記入する項目や文字数は新入社員に一任しています。公開することを前提としているので、自分たちが既存社員に知ってほしいと思っている点を書いてもらうようにしています。自己紹介シートは新入社員が入社後に公開し、書いてある内容をきっかけにして既存社員から新入社員に積極的な声掛けが行われました。その結果、各現場で積極的なコミュニケ―ション形成が入社後すぐに実現できました。

  • 新入社員は自身を知ってもらう・覚えてもらうきっかけにする
  • 既存社員は新入社員のことを知り、入社後のコミュニケーション形成に役立てる

カオナビを使った解決策

『プロファイルブック』に自己紹介シートの作成

あらかじめ『プロファイルブック』に自己紹介を入力するシートを設定します。入力項目は簡単に入力ができるように選択肢を使った項目から、自由に記述してもらえるフリーテキスト欄などを使用しています。

自身のシートのみを閲覧・編集できる権限を設定後、新入社員にメールにて記入を促します。案内メールには自己紹介を記入してもらう目的、活用方法やメリットなどを明記し、理解をしたうえで自己紹介シートの記入をしてもらうようにしています。また、カオナビを初めて使う人たちなので、操作手順も案内メールに記載しました。

自己紹介シートの公開

新入社員の入社後、自己紹介シートを既存社員に公開をしました。同時に新入社員も既存社員の自己紹介シートが閲覧できるように入社後は権限設定を変更しました。新入社員から既存社員に話しかけにくい雰囲気を払拭するために、まず既存社員から話しかける際のきっかけとして自己紹介シートを役立ててもらうようにしています。

趣味や特技などは業務に直接的な関係はありませんが、「Aさんは同じ趣味を持っているので話しかけてみよう」「Bさんはサッカーの経験があるから、来月のフットサル大会に声をかけてみよう！」といった発見があるため、業務で関わりがない新入社員ともコミュニケーションを取ることができるようになりました。

カオナビ設定手順

  1. 『管理者機能トップ＞レイアウト設定』で、自己紹介シートの入力項目をシート情報に設定する
  2. 権限設定を行い、『プロファイルブック』で自身の自己紹介シートを閲覧・編集できるようにする
  3. 新入社員のユーザー登録、アカウント情報の通知を行う
  4. 既存社員が新入社員の自己紹介シートを閲覧できるように権限設定を行う

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